szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

SR–POKL–V.ZP.U.272.76.2012.AR
zał cznik nr 2 do SIWZ
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
w post powaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usług przygotowania, organizacji
i kompleksowej obsługi Konferencji podsumowuj cej IV edycj Konkursu „Innowator
Mazowsza” w ramach projektu systemowego „Mazowiecka Sie O rodków Doradczo –
Informacyjnych w zakresie innowacji (MSODI)” realizowanego w ramach Priorytetu VIII
,,Regionalne kadry gospodarki”, Działania 8.2 „Transfer wiedzy”, Podziałania 8.2.2 „Regionalne
Strategie Innowacji” Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013.
Przedmiot zamówienia obejmuje usług przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi konferencji
podsumowuj cej IV edycj Konkursu „Innowator Mazowsza”, która odb dzie si w dniu 19 grudnia
2012 r. Na zamówienie składa si b d nast puj ce elementy:
1) wynajem sali konferencyjnej z wyposa eniem,
2) usługa cateringowa,
3) opracowanie i wykonanie materiałów promuj cych oraz dekoracja sali,
4) organizacja i obsługa imprezy.
Cele zamówienia:
Przygotowanie projektu ma na celu:
- promocj innowacyjno ci w województwie mazowieckim poprzez prezentacj nagrodzonych i
wyró nionych prac oraz sylwetek laureatów IV edycji;
- zaprezentowanie nagrodzonych prac laureatów oraz osób wyró nionych w dotychczasowych
edycjach konkursu;
- promocja wizerunku Urz du Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego jako mecenasa
innowacyjno ci.
Realizacja zamówienia powinna by zgodna z zasad równo ci szans, w szczególno ci poprzez
wyrównanie dysproporcji pomi dzy aktywnym uczestnictwem kobiet w innowacyjnej sferze biznesu,
Przekaz kampanii powinien by skierowany do przedstawicieli sfer biznesu, w której kobiety stanowi
nisz . Aktywacja kobiet przyczyni si do zachowania równo ci szans kobiet i m czyzn.
Ad. 1
Sala konferencyjna z wyposa eniem:
a) lokalizacja: Warszawa, w granicach administracyjnych Dzielnicy ródmie cie, dogodny dojazd
rodkami komunikacji miejskiej lub bliskie s siedztwo
siedziby głównej Urz du
Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego znajduj cego si przy ul. Jagiello skiej 26 w
Warszawie (max. 10 min. pieszo, bez konieczno ci przemieszczania si
rodkami
komunikacji);
b) liczba miejsc: 100 – 130, ustawienie krzeseł: teatralne;
c) scena lub podest (podwy szenie);
d) stół prezydialny na podwy szeniu: prostok tny, pokryty tkanin materiałow (długo
do
podłogi, bez oznak zniszczenia, preferowany kolor granatowy) z krzesłami dla 10 osób;
e) 10 stoj cych wizytowników o wymiarach 150/200x80/100mm, wykonanych z pleksi
z wymienn wkładk imienn ;
f) mównica na podwy szeniu z mikrofonem;
g) klimatyzacja;
h) dost p do internetu – co najmniej jedno stanowisko przy stole prezydialnym;
i) nagło nienie, 4 mikrofony bezprzewodowe, ekran, projektor, komputer lub laptop
współpracuj cy z projektorem, kompatybilny z Internetem;
j) pomieszczenie techniczne – miejsce przechowywania broszur informacyjnych, sprz tu itp.;
k) toalety: damska, m ska, dostosowana dla osób niepełnosprawnych;
l) szatnia dla 100-130 osób (wliczona w cen );
m) recepcja zlokalizowana przy wej ciu głównym (2 stoły przykryte granatow tkanin , 2 krzesła,
2 szklane pojemniki na wizytówki) oznaczona 2 tabliczkami informacyjnymi ustawionymi na
stołach;
n) wydzielona sala/ przestrze na potrzeby cateringu (sala cateringowa);
Wykonawca przedstawi w ofercie 2 propozycje miejsca na organizacj Konferencji do wyboru Zamawiaj cego
(wskazanie miejsca, czyli nazwy obiektu, w którym b dzie odbywał si Wieczór Galowy, adres, mapa dojazdowa;
zdj cia lub foldery proponowanych obiektów – co najmniej cztery zdj cia przedstawiaj ce obiekt, wn trze obiektu,
Sali, w których ma odbywa si Wieczór Galowy, parking; opis dojazdu (rodzaj rodków lokomocji),
Województwo Mazowieckie
Strona 1 z 4
SR–POKL–V.ZP.U.272.76.2012.AR
zał cznik nr 2 do SIWZ
Ad. 2
Usługa cateringowa:
a) liczba osób 100-130;
b) w trakcie trwania rejestracji oraz cz ci oficjalnej: kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier),
herbata ekspresowa w torebkach (dodatki: cytryna, cukier), woda mineralna z cytryn , ciastka
(co najmniej 3 rodzaje), ciasta (co najmniej 2 rodzaje), przek ski słone (co najmniej 2
rodzaje);
c) bankiet angielski – napoje: kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier), herbata ekspresowa
w torebkach, wino białe, wino czerwone, sok pomara czowy, sok jabłkowy, woda mineralna,
woda gazowana i niegazowana (w butelkach o max. pojemno ci 0,5 l.);
d) bankiet angielski – menu: przystawki mi sne (co najmniej 2 rodzaje), przystawki
wegetaria skie (co najmniej 2 rodzaje), sałatki (co najmniej 2 rodzaje), dania mi sne (co
najmniej 2 rodzaje, w tym mi so białe oraz mi so czerwone,) dania wegetaria skie (co
najmniej 2 rodzaje, w tym 1 danie rybne), dodatki warzywne (co najmniej 3 rodzaje), pieczywo
1
(białe oraz razowe), deser (co najmniej 2 rodzaje) ;
e) 30 stolików bankietowych rozmieszczonych w sposób umo liwiaj cy swobodne poruszanie
si , pokrytych obrusem, na ka dym stoliku serwetki papierowe w pojemniku;
f) dostarczenie niezb dnych urz dze gastronomicznych do serwowania potraw gor cych, pater
do serwowania posiłków;
g) dostarczenie zastawy stołowej porcelanowej i szklanej (Zamawiaj cy nie dopuszcza
wykorzystania naczy jednorazowych, wykonanych z plastiku lub innych tworzyw sztucznych),
sztu ców;
h) obsługa cateringowa: nakrycie i bie ce sprz tanie stolików, serwowanie potraw gor cych,
obsługa kelnerska min. 6 osób, uprz tni cie pomieszcze po zako czeniu imprezy.
Wykonawca przedstawi w ofercie 2 przykładowe rodzaje menu.
Ad. 3
Opracowanie i wykonanie materiałów promuj cych oraz dekoracji sali:
a) redakcja, opracowanie graficzne i druk broszury podsumowuj cej IV edycj Konkursu
Innowator Mazowsza: 500 egzemplarzy w formacie A5, ok. 30 stron na papierze
satynowanym 160g., strona tytułowa na papierze satynowanym 300g., druk kolorowy CMYK
4+4 dwustronny, oprawa drutowa, okładka PCV 0,3 mm (Zamawiaj cy wypo yczy broszury
podsumowuj ce poprzednie edycje Konkursu);
b) opracowanie i wykonanie prezentacji multimedialnej przedstawiaj cej nagrodzone
i wyró nione prace w edycjach Konkursu min. 30 slajdów z wykorzystaniem grafiki
komputerowej (w tym aplikacji flash, grafiki ruchomej z wykorzystaniem grafiki logo
„Innowatora Mazowsza”);
c) opracowanie i wykonanie standu – animowanej strony, która zostanie umieszczona na
ekranie, podczas gdy nie b dzie wy wietlana prezentacja (zawieraj ce minimum: tytuł
konferencji podsumowuj cej, dat i miejsce, logo Innowatora Mazowsza, logotyp PO KL i
MSODI, informacj o współfinansowaniu z EFS);
d) dostarczenie 2 ruchomych metalowych konstrukcji ekspozycyjnych o parametrach: 3 kraty
ruchome z zaciskami – wysoko
2m/szeroko
1m (+/-10%), rama o rednicy 25mm
wykonana z rury stalowej, otwory w siatce wymiar 50x50mm, w zestawie zaciski i haczyki do
zawieszania tablic/gablot itp. (wg wzoru nr 1);
e) wykonanie zdj
15 laureatów konkursu (co najmniej 3 wersje) w mo liwie najwi kszym
formacie (np. RAW) oraz w formacie JPG minimum 8 mln pikseli, przekazanie zdj
na
no niku elektronicznym (płyta CD, DVD);
f) opracowanie i wykonanie 15 tablic tekturowych informacyjnych w formacie A3 zawieraj cych
zdj cie laureata Konkursu, imi i nazwisko/nazw przedsi biorstwa, informacje o zaj tym
miejscu, temacie nagrodzonej pracy;
g) dostarczenie 6 szklanych statuetek o wymiarach ok. 28x15cm (wg wzoru nr 2)
z grawerunkiem, w eleganckich ozdobnych etui; grawerunek zawiera b dzie informacje: imi
i nazwisko laureata/nazw przedsi biorstwa, oznaczenie zaj tego miejsca, oznaczenie
kategorii (‘Młoda Innowacyjna Firma’ lub ‘Innowacyjny Młody Naukowiec’), nazw Konkursu
(‘Konkurs „Innowator Mazowsza” IV edycja’) i b dzie wykonany na podstawie materiałów
dostarczonych przez Zamawiaj cego;
1
Szczegółowe menu zostanie ustalone z wybranym wykonawc
Województwo Mazowieckie
Strona 2 z 4
SR–POKL–V.ZP.U.272.76.2012.AR
zał cznik nr 2 do SIWZ
h) opracowanie projektu graficznego, druk i dostarczenie programu Konferencji podsumowuj cej
w oparciu o list
prelegentów opracowan
przez Zamawiaj cego oraz materiału
informacyjnego dla mediów;
i) opracowanie projektu graficznego, wykonanie i dostarczenie 6 dyplomów, na papierze
o gramaturze minimum 220g, zawieraj cych informacje: imi i nazwisko laureata/nazw
przedsi biorstwa, tytuł nagrodzonej pracy, oznaczenie zaj tego miejsca, oznaczenie kategorii
(‘Młoda Innowacyjna Firma’ lub ‘Innowacyjny Młody Naukowiec’), nazw Konkursu (‘Konkurs
„Innowator Mazowsza” IV edycja’), nazw organizatora konkursu (‘Samorz d Województwa
Mazowieckiego’), podpis symboliczny;
j) opracowanie projektu graficznego, wykonanie i dostarczenie 6 symbolicznych czeków
o wymiarach 95x45cm, na papierze o gramaturze minimum 220g., zawieraj cych informacje:
imi i nazwisko laureata/nazw przedsi biorstwa, kwota nagrody pieni nej, oznaczenie
zaj tego miejsca, oznaczenie kategorii (‘Młoda Innowacyjna Firma’ lub ‘Innowacyjny Młody
Naukowiec’), nazw Konkursu (‘Konkurs „Innowator Mazowsza” IV edycja’), nazw
organizatora konkursu (‘Samorz d Województwa Mazowieckiego’), podpis symboliczny;
k) opracowanie i dostarczenie do 9 dyplomów na podkładzie drewnianym z nadrukiem na
blaszce aluminiowej o wymiarach 300x225mm (+/-10%), zawieraj cym informacje:
wyró nienie, nazwa i kategoria Konkursu, imi i nazwisko/nazwa firmy z adresem, tytuł
wyró nionej pracy , w ozdobnym etui (wg wzoru nr 3)
l) wykonanie i dostarczenie do 12 du ych kompozycji kwiatowych z kwiatów ywych (bukietów);
m) wykonanie i dostarczenie dekoracji kwiatowych z kwiatów ywych na: stół prezydialny, 30
stolików bankietowych, stoły recepcyjne, 2 sztuki na podest;
n) opracowanie graficzne, druk i dostarczenie 10 wizytówek dla prelegentów na stół prezydialny;
o) opracowanie graficzne, druk i dostarczenie tabliczek informacyjnych na stoły recepcyjne.
Ad. 4
Organizacja i obsługa imprezy
a) zapewnienie osoby prowadz cej Konferencj – profesjonalnego konferansjera;
b) zapewnienie obsługi fotograficznej Konferencji – wykonanie co najmniej 200 zdj minimum 8
mln pikseli z przebiegu imprezy, w mo liwie najwi kszym formacie (np. RAW) oraz formacie
JPG oraz przekazanie materiałów na no niku cyfrowym (np. płyta CD/DVD) nast pnego dnia
po zako czeniu Konferencji podsumowuj cej;
c) realizacja czynno ci przygotowawczych i monta owych do godziny 12:00 w dniu Konferencji;
d) zapewnienie obsługi technicznej i pomocniczej, w tym: serwis techniczny (co najmniej 1
osoba), obsługa recepcji (w tym prowadzenie listy obecno ci, co najmniej 2 osoby), obsługa
szatni (co najmniej 1 osoba), obsługa sanitariatów, ochrona, uprz tni cie sal przed i po
zako czeniu Konferencji; osoby wyznaczone do obsługi Konferencji ubrane b d w jasne
(białe lub kremowe) bluzki/koszule i ciemne (granatowe lub czarne) spódnice/ spodnie.
Wykonawca przedstawi w ofercie: – 2 kandydatury osób prowadz cych podobne imprezy;
– 2 nazwiska fotografów/2 nazwy zakładów fotograficznych.
Informacje i wymagania ogólne
− podczas organizacji Konferencji Wykonawca jest zobowi zany do przestrzegania przepisów
prawa powszechnie obowi zuj cego, w tym przepisów administracyjnych, sanitarnych, bhp,
przeciwpo arowych oraz ponosi pełn odpowiedzialno za ich naruszenie;
− w przypadku, je li podmiot, od którego Wykonawca b dzie wynajmował sal na potrzeby
organizacji Konferencji, posiada regulamin korzystania z pomieszcze podczas organizacji
imprez, Wykonawca jest zobowi zany do zapoznania si z nim oraz stosowanie si do jego
postanowie ;
− najpó niej na 2 godziny przed rozpocz ciem Konferencji Wykonawca dokona próby
generalnej w zakresie zainstalowanego wyposa enia z udziałem wszystkich osób
bezpo rednio zaanga owanych w realizacj Konferencji, tj.: osoby prowadz cej wydarzenie,
pracowników obsługi technicznej, obsługi gastronomicznej i pomocniczej (ochrona, szatnia,
sanitariaty);
− wszystkie opracowania i produkty w ramach zamówienia podlegaj
akceptacji
Zamawiaj cego;
− po zako czeniu projektu maj tkowe prawa autorskie do zdj
dokumentuj cych przebieg
Konferencji oraz opracowa
graficznych przechodz
bez ogranicze
na rzecz
Zamawiaj cego;
Województwo Mazowieckie
Strona 3 z 4
SR–POKL–V.ZP.U.272.76.2012.AR
−
−
−
−
−
zał cznik nr 2 do SIWZ
Wykonawca wyznaczy dwóch koordynatorów (koordynator główny i zast pca)
odpowiedzialnych za kontakty z Zamawiaj cym;
w terminie 2 dni od dnia podpisania umowy, ustalony zostanie szczegółowy harmonogram
prac;
opracowane i wykorzystane elementy graficzne, dekoracyjne lub ozdobne na wszystkich
produktach musz by spójne pod wzgl dem formy i wykorzystanych kolorów;
Wykonawca zwróci wszystkie niewykorzystane materiały promocyjne oraz elementy
wystawiennicze przekazane przed konferencj przez Zamawiaj cego w nienaruszonej
postaci.
wszystkie przekazy i materiały drukowane we wszystkich mediach musz zawiera logo Unii
Europejskiej, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Mazowsza oraz musz by opatrzone
słowami: Projekt „Mazowiecka Sie O rodków Doradczo – Informacyjnych w zakresie
innowacji (MSODI)” jest współfinansowany przez Uni Europejsk ze rodków Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz ze rodków bud etu Województwa Mazowieckiego w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Logotypy oraz zasady ich wykorzystania
udost pni Zamawiaj cy. Kreacja logotypu/banner konkursu „Innowator Mazowsza” IV edycji
została wcze niej przygotowana i zostanie przekazana przez Zamawiaj cego na potrzeby
realizacji zadania.
Szczegóły zamówienia, w tym: miejsce organizacji Konferencji, menu, wybór fotografa i osoby
prowadz cej konferencj zostan ustalone z wybranym Wykonawc najpó niej w terminie 3 dni
roboczych od podpisania umowy.
Wzór nr 1 metalowe konstrukcje ekspozycyjne
Województwo Mazowieckie
Strona 4 z 4