Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie Wójt Gminy

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
(0-10..-22) 628-28-62, 628-78-42,
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Fax. RIO 628-31-16
Wydz. Kontroli  (0-10..-22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dn. 15.12.2009r.
RIO-II-0913/ 437/2009
Wójt Gminy Krzynowłoga Mała
06 - 316 Krzynowłoga Mała
ul. Kościelna 3
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 4.12.2009r.
Wystąpienie pokontrolne
Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) i rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego
regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków
kolegium i trybu postępowania (Dz.U. Nr 167 z 2004 r. poz. 1747) – przeprowadzona
została w dniach od dnia 28 lipca 2009r. do dnia 20 listopada 2009r. kontrola
kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2008r. do 31.12.2008r., zgodnie z programem kontroli.
Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich
wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy wnioskuję co
następuje:
I. W ZAKRESIE USTALEŃ OGÓLNO- ORGANIZACYJNYCH
1. Stwierdzono:
- Wójt Gminy w 2008r dokonywał zmian w planie dochodów i wydatków budŜetu
Gminy wskazując w zarządzeniach nieprawidłową podstawę prawną do ich wydania,
art. 18 ust.2 pkt 4 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym, art. 165, 166,
184, 188 ust. 2 ustawy z dnia 30czerwca 2005r o finansach publicznych tj. wskazano
kompetencje organu stanowiącego a nie organu wykonawczego. - str. 4, 5 protokołu
kontroli.
- Wójt Gminy w Zarządzeniu Nr 76/2008 z dnia 13 sierpnia 2008r opisującym przyjęte
zasady rachunkowości oraz w zarządzeniach następnych wprowadzających zmiany tego
zarządzenia wskazał w podstawie prawnej ich wydania między innymi nieobowiązujące
1
przepisy prawa, niewłaściwy tytuł rozporządzenia i błędny publikator wskazanych
przepisów prawa. - str. 5, 6 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
przy wydawaniu zarządzeń wskazywać prawidłową podstawę prawną z której wynikają
kompetencje Wójta Gminy do ich wydania.
2. Stwierdzono:
w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości:
- przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uŜyciu komputera, nie określono wykazu
zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych
oddzielnie dla budŜetu Gminy i Urzędu-jednostki budŜetowej, nie wskazano wersji
oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
- zasady ewidencji podatków i opłat zostały opracowane na podstawie nieaktualnych
przepisów prawa – do opracowania przepisów wskazano rozporządzenie Ministra
Finansów z dnia 25 maja 1999r w sprawie zasad rachunkowości i planów kont dla
prowadzenia ewidencji i opłat dla organów podatkowych j.s.t.
- w Instrukcji zasad gospodarki kasowej wskazano terminy rozliczania inkasentów
niezgodne z ustalonymi przez Radę Gminy.
- str. 6-8 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości ustalić wszystkie niezbędne
elementy tej dokumentacji, stosownie do art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września
1994 r o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. - Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm).
- zasady ewidencji podatków i opłat opracować w zgodności z obowiązującymi
przepisami prawa tj. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w
sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i
niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek
samorządu terytorialnego (D. U. z 2006r. Nr 112, poz. 761),
- dokonać zmian w Instrukcji kasowej w zakresie terminów rozliczania inkasentów
zgodnych z ustalonymi przez Radę Gminy w drodze uchwały.
II. W ZAKRESIE KSIĘGOWOŚCI I SPRAWOZDAWCZOŚCI BUDśETOWEJ
3. Stwierdzono:
ewidencja księgowa operacji gospodarczych budŜetu Gminy i Urzędu Gminy jako
jednostki budŜetowej, prowadzona jest we wspólnych urządzeniach księgowych (jeden
wspólny dziennik). - str. 10,11 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
zaprowadzić odrębną ewidencję księgową dla Urzędu Gminy i budŜetu Gminy w sposób
zapewniający rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz
wyniku finansowego kaŜdej z wymienionych jednostek, stosownie do przepisów art. 4 ust.
1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. - Dz. U.
Nr 76, poz. 694 z późn. zm).
4. Stwierdzono:
- ewidencja analityczna do konta 011 „Środki trwała” nie spełnia wymogów ewidencji
szczegółowej dla środków trwałych. Ewidencja prowadzona jest w formie luźnych kart
bez oznaczenia nazwy jednostki której dotyczą, bez podziału na grupy rodzajowe
środków trwałych, brak numerów inwentarzowych, ewidencja nie zawiera danych
umoŜliwiających ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono
środki trwałe. - str. 94, 95 protokołu kontroli.
- ewidencja analityczna do konta 020 „Wartości niematerialne i prawne” nie spełnia
wymogów ewidencji szczegółowej dla wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja
2
prowadzona jest na kartach środka trwałego, z ewidencji analitycznej nie moŜna ustalić
jakiego tytułu dotyczy wartość niematerialna i prawna oraz nie moŜna ustalić osób
odpowiedzialnych. Ewidencja prowadzona jest bez podziału, które z wartości
niematerialnych i prawnych podlegają umorzeniu jednorazowo, a które podlegają
umorzeniu wg stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę.- str. 99, 100
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
ewidencję analityczną do konta 011 i 020 prowadzić w sposób umoŜliwiający
sporządzenie wszystkich wymaganych sprawozdań oraz rozliczenie osób materialnie
odpowiedzialnych zgodnie z zasadami prowadzenia ewidencji szczegółowej określonymi
w części II „Opis kont” pkt 1 „Konta bilansowe” ppkt 2 i ppkt 8 załącznika nr 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006r Nr
142 poz.1020 z późn. zm.) i przyjętym ZPK.
5. Stwierdzono:
do rozrachunków z podatnikami podatku od środków transportowych prowadzone są
konta szczegółowe dla kaŜdego środka transportowego (konta wg nr rejestracyjnych
pojazdów). - str. 47-49 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
do rozliczeń podatników podatku od środków transportowych prowadzić konta
szczegółowe dla podatników tj. jedno odrębne konto dla kaŜdego podatnika w tym podatku
stosownie do § 11 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r.
w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i
niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu
terytorialnego (Dz. U z 2006r Nr 112, poz.761).
6. Stwierdzono:
nie prowadzono konta szczegółowego do rozrachunków z inkasentem opłaty targowej. str. 54 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
do rozliczenia inkasenta prowadzić konto szczegółowe stosownie do § 11 ust. 3 pkt 3
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad
rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych
naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego
(Dz. U. z 2006r. Nr 112, poz. 761)
7. Stwierdzono:
- saldo konta 961 występujące na koniec 2007r nie zostało przeniesione w księgach
rachunkowych 2008r na konto 960. Na kontach wynikowych budŜetu gminy (konto
960 i 961) w 2008r dokonano księgowań na podstawie dokumentów PK bez wskazania
czego dotyczą kwoty księgowania;
- brak ewidencji szczegółowej do konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe”, na dzień
31.12.2008r na koncie 909 występuje stan w ujęciu „per salda”, faktycznie winno
występować saldo dwustronne (saldo Wn i saldo Ma).
- str. 15,16 protokołu kontroli
Wnioskuję:
- ewidencję księgową na kontach 960, 961 prowadzić zgodnie z zasadami
funkcjonowania tych kont określonymi w części II „Opis kont” pkt 1 „Konta
bilansowe” ppkt 25 i 26 załącznika nr 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28
lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
3
budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych
jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006r. Nr 142 poz.1020 z późn. zm.) i
przyjętym ZPK.
- do konta 909 prowadzić ewidencją szczegółową stosownie do ppkt 24 cyt. wyŜej
rozporządzenia.
8. Stwierdzono:
ewidencja analityczna dochodów budŜetu wg klasyfikacji budŜetowej jest prowadzona bez
jej powiązania z ewidencją syntetyczną (kont 901, 907), na koniec 2008r wystąpiła róŜnica
w kwocie 71,39zł pomiędzy ewidencją syntetyczną dochodów budŜetowych a ewidencją
analityczną. - str. 14, 32 protokołu kontroli
Wnioskuję:
- do kont 901 i 907 prowadzić ewidencję analityczną zgodnie z zasadami określonymi w
części II „Opis kont” pkt 1 „Konta bilansowe” ppkt 18 i 22 załącznika nr 1
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006r
Nr 142 poz.1020 z późn. zm.) i przyjętym ZPK.
- ewidencję analityczną dochodów prowadzić z zachowaniem zgodności zapisów i sald
na kontach księgi głównej stosownie do art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm),
9. Stwierdzono:
- sprzedane w 2008r środki trwałe (samochód poŜarniczy Star A-26/P i autobus szkolny AUTOSAN H9-21) nie zostały zdjęte ze stanu konta 011 „Środki trwałe”. Z
przestawionej do kontroli dokumentacji nie moŜna ustalić czy były ujęte w ewidencji
księgowej. - str. 93 protokołu kontroli.
- nabyta przez Gminę nieruchomość w drodze decyzji komunalizacyjnej (WG-O1/7723/15/06 z dnia 14.12.2006r.) nie została przyjęta na stan środków trwałych (konto
011). - str. 96 protokołu kontroli.
- zakupiona i przekazana do uŜytkowania pompa GP 80 (na podstawie faktury VAT
1088/08 z dnia 09.12.2008r) nie została przyjęta na stan pozostałych środków trwałych
(konto 013).- str. 109 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych celem ustalenia stanu rzeczywistego
stosownie do art. 26 ust. 1 oraz art. 27 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r o
rachunkowości (tekst jednolity z 2002r Dz. U. Nr 76, poz.694 z późn. zm.).
- Nabyte przez Gminę nieruchomości w drodze komunalizacji przyjąć na stan środków
trwałych, przekazaną do uŜytkowania pompę przyjąć na stan pozostałych środków
trwałych w księgach rachunkowych Urzędu stosownie do art. 4 ust 1 i 2 oraz art. 24
ust. 1 i 2 cyt. ustawy o rachunkowości.
10. Stwierdzono:
- wprowadzenie na środków trwałych (konta 011) następowało na podstawie dowodów
księgowych OT, na których brak jest podpisu osób przyjmujących środek trwały i
podpisu osób którym powierzono pieczę nad przyjętym środkiem trwałym, brak nr
inwentarzowych i klasyfikacji rodzajowej środka trwałego,
- zdjęcie ze stanu konta 011 (przekazanie środków trwałych) dokonywano na podstawie
dokumentów PT , które nie zostały podpisane przez przekazujących i przejmujących
środki trwałe.
- str. 98, 99 protokołu kontroli.
4
Wnioskuję:
zapisy w księgach rachunkowych wprowadzać na podstawie prawidłowych, kompletnych
dowodów księgowych zgodnie z dyspozycją art. 21 ust. 1 i art. 22 ust 1 ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. - Dz. U. Nr 76, poz. 694 z
późn. zm).
11. Stwierdzono:
na dzień 31.12.2008r stan umorzenia występujący na koncie 072 jest niŜszy niŜ wartość
początkowa pozostałych środków trwałych zaewidencjonowanych na koncie 013 i
zbiorów bibliotecznych zaewidencjonowanych na koncie 014 (bez uwzględnienia
umorzenia wartości niematerialnych i prawnych). Ewidencja wartości niematerialnych i
prawnych (konto 020) prowadzona jest bez podziału, które z wartości niematerialnych i
prawnych podlegają umorzeniu jednorazowo, a które podlegają umorzeniu wg stawek
amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę.- str. 98-100 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
dokonać weryfikacji zapisów na kontach 013 , 014, 020 i 072 oraz skorygować błędne
księgowania celem doprowadzenia stanu w księgach rachunkowych do zgodnego ze
stanem rzeczywistym stosownie do art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. - Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm).
12. Stwierdzono:
dowody księgowe bez dekretacji ujmowano na dzienniku w kwotach zerowych,
niegodnych z źródłowymi dowodami księgowymi stwierdzającymi dokonanie operacji
gospodarczej oraz księgowanie na podstawie polecenia księgowania (PK - bez nadanego
numeru księgowego) pod pozycją księgową wyciągu bankowego. - str. 12, 22, 23
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu wprowadzać kaŜde zdarzenia gospodarcze
zgodnie z ich treścią ekonomiczną na podstawie prawidłowych dowodów księgowych
stosownie do art. 4 ust. 2, art. 21 ust. 1 i art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. - Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm).
13. Stwierdzono:
część wpływów z opłaty eksploatacyjnej zaewidencjonowano w klasyfikacji § 041
„Wpływy z opłaty skarbowej” . Nie prowadzono ewidencji analitycznej do rozliczeń
naleŜności opłaty eksploatacyjnej z poszczególnymi przedsiębiorcami. - str. 54, 55
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- wpływy z opłaty eksploatacyjnej klasyfikować w § 0460 stosownie rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji
dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz.U. z 2006r. Nr 107, poz.726 z późn. zm.).
- rozliczenia naleŜności z opłaty eksploatacyjnej prowadzić na koncie 221 oraz
analitycznie dla kaŜdego przedsiębiorcy zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta
określonych w części II „Opis kont” pkt 1 „Konta bilansowe” ppkt 28 załącznika nr 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006r
Nr 142 poz.1020 z późn. zm.) oraz przyjętym ZPK.
5
14. Stwierdzono:
kwota wydatków w łącznym sprawozdaniu Rb-28S jest niezgodna z kwotą ujętą w
sprawozdaniach jednostkowych Rb28S sporządzonymi przez jednostki budŜetowe. - str. 14
protokołu kontroli
Wnioskuję:
otrzymane od kierowników jednostek sprawozdania jednostkowe poddawać sprawdzeniu
pod względem formalno-rachunkowym, a takŜe kontroli merytorycznej stosownie do § 9
ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r w sprawie
sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.), w przypadku
stwierdzenia nieprawidłowości postępować w sposób opisany w § 9 ust. 5 cyt.
rozporządzenia.
15. Stwierdzono:
w rocznym sprawozdaniu budŜetowym Rb-NDS:
- plan przychodów nie został ujęty w pełnej zgodności z planem ustalonym w uchwale
budŜetowej na 2008rok,
- wykazane wykonane przychody z tytułu nadwyŜki z lat ubiegłych nie wynikają z
ewidencji księgowej konta 960.
- str. 14, 61 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
w sprawozdaniu budŜetowym Rb-NDS plan przychodów wykazywać w zgodności z
planem ustalonym w uchwale budŜetowej, wykonanie przychodów wykazywać zgodnie ze
stanem wynikającym z ewidencji księgowej budŜetu Gminy stosownie do przepisów
zawartych w § 10 ust. 1 załącznika nr 34 „ Instrukcja sporządzania sprawozdań
budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz.
U. Nr 115, poz. 781 z póź. zm.).
III. W ZAKRESIE GOSPODARKI PIENIĘśNEJ I ROZRACHUNKÓW
16. Stwierdzono:
- w raportach kasowych w jednej pozycji raportu ujmowano kilka dowodów źródłowych
(kwitów z kwitariusza K-103) bez sporządzenia dowodu zbiorczego;
- stwierdzono brak ujęcia wpłaty w raporcie kasowym Nr 9/2008 za okres 21-29.02.2008r
pod datą przyjęcia gotówki do kasy, wpłatę z dnia 22.02.2008r ujęto w raporcie
kasowym Nr 14/2008 za okres 09-18.04.2008r pod datą 16.04.2008r i odprowadzono do
banku w dniu 16.04.2008r.
- przypadki braku podpisów osoby sporządzającej raport kasowy i osób sprawdzających
raport.
- str. 19,20 protokołu kontroli
Wnioskuję:
- w raportach kasowych ujmować operacje gotówkowe na podstawie dowodów
źródłowych pod datą dokonania tych operacji stosownie do 24 ust 5 pkt 3 ustawy z
dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. - Dz. U. Nr 76, poz.
694 z późn. zm), w przypadku zapisów w kwotach zbiorczych stosować dowód
zbiorczy sporządzony zgodnie z art. 20 ust. 3 pkt 1 cyt. ustawy.
- dokonywać kontroli raportów kasowych zgodnie z ustaleniami w przyjętym ZPK,
osoby dokonujące kontroli zobowiązać do składania podpisu.
17. Stwierdzono:
niezgodność obrotów pomiędzy ewidencją księgową banku (wyciągami bankowymi) a
ewidencją księgową budŜetu ( konta 133). - str. 21-23 protokołu kontroli.
6
Wnioskuję:
zapisy na koncie 133 dokonywać w pełnej zgodności obrotów z wyciągami bankowymi
stosownie do zasad określonych w części II „Opis kont” pkt 1 „Konta bilansowe” ppkt 1
załącznika nr 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz.U. z 2006r. Nr 142, poz.1020 z późn. zm.) i przyjętym ZPK.
18. Stwierdzono:
- nie prowadzono konta 222 „Rozliczenie dochodów budŜetowych” do rozliczeń
dochodów realizowanych przez podległe jednostki budŜetowe.
- nie prowadzono ewidencji analitycznej do rozliczeń wydatków realizowanych przez
podległe jednostki budŜetowe ( łącznie 6 jednostek tj. GOPS i 5 jednostek oświaty),
występuje tylko konto syntetyczne 223, brak ewidencji analitycznej dla kaŜdej z
jednostek.
- dochody realizowane przez jednostki organizacyjne gminy działające na zasadach
jednostek budŜetowych ewidencjonowano w księgach Urzędu Gminy.
- str. 11, 24, 111, 112 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- do rozliczeń dochodów i wydatków realizowanych przez jednostki budŜetowe
prowadzić konta syntetyczne 222 i 223 oraz oddzielne konta analityczne dla kaŜdej z
jednostek stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w części II „Opis
kont” pkt 1 „Konta bilansowe” ppkt 7 i 8 załącznika nr 1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006r Nr 142 poz.1020 z
późn. zm.) i przyjętego Zakładowego Planu Kont (ZPK).
- dochody realizowane przez podległe jednostki budŜetowe ujmować w księgach
rachunkowych tych jednostek zgodnie z rzeczywistym ich przebiegiem stosownie do
art. 4 ust. 1 i 2 oraz art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
(tekst jednolity z 2002 r. - Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm).
19. Stwierdzono:
nie prowadzono konta syntetycznego
290 do ewidencji odsetek od naleŜności
przypisanych, a niewpłaconych. - str. 11, 25, 26 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
odsetki przypisane a niezapłacone ewidencjonować na koncie 290 „Odpisy aktualizujące
naleŜności" z zasadami funkcjonowania tego konta określonych w części II „Opis kont”
pkt 1 „Konta bilansowe” ppkt 42 załącznika nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006r Nr 142 poz.1020 z późn. zm.) i przyjętego
ZPK.
20. Stwierdzono:
- do konta 221 nie jest prowadzona ewidencja analityczna według podziałek klasyfikacji
budŜetowej;
- do konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” nie prowadzono ewidencji
analitycznej w zakresie udzielonych pracownikom zaliczek. Operacje dotyczące
rozliczania zaliczek księgowano niezgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem;
7
- w ewidencji księgowej na syntetycznych kontach 221, 224 (budŜetu), 225, 240 na
koniec roku występują salda jednostronne „per saldo”, w ewidencji analitycznej
prowadzonej do tych kont występują salda Wn i Ma.
- str. 25, 26, 28, 29 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- do kont rozrachunkowych 221 i 234 prowadzić ewidencję analityczną zgodnie z
zasadami zawartymi w opisie funkcjonowania tych kont zawartymi w części II „Opis
Kont” załącznika Nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa,
budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych (Dz.U. z 2006r Nr 142 poz.1020 z późn. zm.) i przyjętego ZPK.
- w księgach rachunkowych dokonywać zapisów zgodnie z rzeczywistym ich
przebiegiem zgodnie z dyspozycją art. 24 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994r.
o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. - Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm).
- ewidencję syntetyczną i analityczną prowadzić z zachowaniem zgodności zapisów i
sald, na kontach rozrachunkowych wykazywać salda dwustronne tj. Wn - naleŜności,
Ma - zobowiązania stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w
załączniku nr 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz.U. z 2006r Nr 142 poz.1020 z późn. zm.).
21. Stwierdzono:
naleŜności od Urzędów Skarbowych i Ministerstwa Finansów według sprawozdań Rb-27
ujęto na koncie 140-01 „Inne środki pienięŜne”. - str. 24 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
ewidencję na koncie 140 „Inne środki pienięŜne” prowadzić zgodnie funkcją ekonomiczną
i zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku Nr 1 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006r Nr 142 poz.1020 z
późn. zm.) oraz przyjętym ZPK.
22. Stwierdzono:
- wystawione faktury VAT nie były ujmowane na kontach syntetycznych w księgach
rachunkowych Urzędu Gminy, przypisu naleŜności dokonywano na podstawie
dokumentu PK (poleceniem księgowania),
- rozliczenia podatku VAT jednostka dokonuje na kontach 201-01(rozrachunki odbiorcy
wody), 225-1 (podatek VAT) i 300 (rozliczenie zakupu towarów). W Zakładowym
Planie Kont do rozliczeń wskazano konto 225-1 „Rozrachunki z budŜetami - podatek
VAT” nie opisano zasad funkcjonowania tego konta.
- str. 25, 26 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- naleŜności z tytułu dostaw i usług dokumentowanych fakturami VAT, wprowadzać do
ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych stwierdzających dokonanie
operacji gospodarczych, tj. w okresie sprawozdawczym na postawie faktur stosownie
do art. 20 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (Dz. U. z 2002r.
Nr 76, poz.694 z późn. zm.).
- w zakładowym planie kont ustalić ewidencję szczegółową do konta 225 z podziałem
wymaganym przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004r o podatku od towarów i usług
(Dz.U. z 2004r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) umoŜliwiającym przeprowadzenie
rozliczenia podatku naliczonego, naleŜnego i rozrachunku z Urzędem Skarbowym z
8
tytułu podatku VAT zgodnie z dyspozycją § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006r Nr 142 poz.1020 z
późn. zm.). Ewidencję rozliczeń podatku VAT dokonywać na koncie 225 zgodnie
przyjętym ZPK.
V. W ZAKRESIE DOCHODÓW I PRZYCHODÓW
23. Stwierdzono:
- podatnik podatku od nieruchomości o nr konta 10150003 (Spółdzielnia Mleczarską
„MAZOWSZE” w Chorzelach) w dniu 27.08.2008r zawarł umowę przeniesienia prawa
własności punktu odbioru mleka Rudno Kosiły z przedstawicielami Rady Sołeckiej –
Sołectwa Rudno Kosiły. Przedmiotem umowy jest budynek po byłym punkcie odbioru
mleka. Budynek zlokalizowany jest na gruncie stanowiącym własność wspólnoty
wiejskiej. Z dniem sporządzenia umowy tj. z dniem 27.08.2008r przenoszący
nieodpłatnie przekazują prawa własności budynku na rzecz przejmujących.
Przejmujący wraz z budynkiem przejmują na siebie wszelkie cięŜary związane z
zobowiązaniami z tytułu zarządu budynkiem z dniem podisania umowy. Przejmujący
w/w nieruchomość nie złoŜyli informacji w sprawie podatku od nieruchomości. Organ
podatkowy nie egzekwował obowiązku złoŜenia deklaracji. Za okres od 1 września
2008r nieruchomość pozostaje nie opodatkowana.
- podatnik (Spółdzielnia Mleczarską „MAZOWSZE” w Chorzelach) aktem notarialnym z
dnia 13.11.2008r przeniósł prawo własności nieruchomości zabudowanej - punktu
odbioru mleka Sebory. W złoŜonej korekcie podatnik nie naliczył podatku za miesiąc
listopad od tej nieruchomości. Nabywca nieruchomości w złoŜonej informacji nie
wykazał do opodatkowanie budynku i nie został obciąŜony podatkiem.
- str. 38, 39 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- przeprowadzać czynności sprawdzające składanych przez podatników deklaracji i
informacji stosownie do art. 272 ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja
podatkowa (Dz.U. z 2005r.tekst jednolity - Nr 8, poz. 60 z późn. zm).
- w stosunku do podatników którzy złoŜyli deklaracje (informacji) zawierające błędy lub
nie złoŜyli deklaracji pomimo ciąŜącego na nich obowiązku prowadzić postępowanie w
sposób określony w art. 274 i art. 274a cyt. ustawy - Ordynacja podatkowa oraz
obciąŜyć podatkiem stosownie do przepisów wynikających z materialnego prawa
podatkowego tj. art. 6 ust. 1, 4, 5 i 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i
opłatach lokalnych ( Dz.U. z 2006r. tekst jednolity Nr 121, poz. 844 z późn. zm.).
24. Stwierdzono:
w 2008r podatnicy nie złoŜyli informacji w sprawie podatku od nieruchomości w związku
z rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej. Organ podatkowy nie
przeprowadził postępowania podatkowego w zakresie ustalenia przedmiotów do
podatkowania podatkiem od nieruchomości zajętych na prowadzenie działalności
gospodarczej uruchomionej w 2008r. - str. 42 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- od osób fizycznych egzekwować obowiązek przedłoŜenia informacji o
nieruchomościach i obiektach budowlanych stosownie do art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12
stycznia 1991r o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006r Nr 121 poz.
844 z poźn. zm.) oraz art. 274a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r Ordynacja podatkowa.
(tekst jednolity z 2005r Dz.U. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Ustalić w drodze decyzji
podatek od nieruchomości za okres istnienia obowiązku podatkowego stosownie do art.
9
6 ust. 1, 7 i 8 cytowanej ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz art. 21 §1 pkt 2
cyt ustawy Ordynacja podatkowa.
25. Stwierdzono:
wzór deklaracji na podatek leśny ustalony w przez Radę Gminy – druk DL-1, zawiera
załączniki ZL-1A i ZL - 1/B. Rada Gminy nie określiła wzorów tych załączników. Wzór
deklaracji (DL-1) nie zawiera wszystkich danych dotyczących przedmiotów
opodatkowania. - str. 46 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
przygotować i przedstawić Radzie Gminy projekt uchwały zawierający wzory formularzy
w sprawie podatku leśnego zawierający dane dotyczące podmiotu i przedmiotu
opodatkowania niezbędne do wymiaru i poboru podatku leśnego stosownie do art. 6 ust. 6
ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym. (Dz.U. z 2002r. Nr 200, poz.1682
z późn. zm.) oraz art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym (tekst jednolity z 2001r. Dz.U. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.).
26. Stwierdzono:
nieprawidłowo pobierano odsetki za zwłokę od nieterminowych wpłat podatku od środków
transportowych. - str. 47-49 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
od zaległości podatkowych naliczać i pobierać odsetki za zwłokę stosownie do art. 53 i
art. 56 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005r Dz.
U. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.).
27. Stwierdzono:
w sprawozdaniach rocznych Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych i Rb-PDP
z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2008r. w kolumnie skutki
udzielonych ulg i zwolnień (bez ulg i zwolnień ustawowych) wykazano kwotę wynikają z
deklaracji złoŜonej przez jednego podatnika. Podatnicy nie złoŜyli informacji i deklaracji
z nieruchomości które były zwolnione z podatku od nieruchomości uchwałami Rady
Gminy. Organ podatkowy nie egzekwował obowiązku ich złoŜenia. – str. 14, 50 protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
- w stosunku do podatników podatku od nieruchomości, których nieruchomości zostały
zwolnione z podatku uchwałą Rady Gminy, wszcząć postępowanie i wyegzekwować
obowiązek złoŜenia informacji o nieruchomościach, deklaracji na podatek od
nieruchomości stosownie do 165 § 1 i art. 274a ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005r.tekst jednolity - Nr 8, poz. 60 z późn. zm) w
związku z art. 6 ust. 6 i ust. 9. pkt 1 oraz art. 6 ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r o
podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006r Nr 121 poz. 844 z poźn. zm.).
- sporządzić korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP, za okresy w których wystąpiły
nieprawidłowości, z wykazaniem skutków udzielonych ulg i zwolnień zgodnie z
dyspozycją zawartą w § 3 ust.1 pkt 10 oraz w § 7 ust. 3 załącznika Nr 34 „Instrukcja
sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu
terytorialnego” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie
sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. z 2006r. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.) oraz
przekazać do regionalnej izby obrachunkowej zgodnie z dyspozycją § 25 ust. 1 cyt.
załącznika Nr 34.
10
28. Stwierdzono:
nie przestrzegano terminów rozliczania inkasenta z pobranej opłaty targowej, nie
prowadzono konta szczegółowego do rozrachunków z inkasentem. - str. 54 protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
inkasenta z pobranej opłaty targowej rozliczać w terminach wynikających z obowiązującej
uchwały Rady Gminy tj. uchwały Nr XIV/52/2007 z dnia 23 listopada 2007r w sprawie
określenia zasad ustalania i poboru oraz terminów płatności, wysokości stawek opłaty
targowej i zarządzenia jej poboru w drodze inkasa oraz
stosownie do § 31 ust. 1
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad
rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych
naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego
(Dz. U. z 2006r. Nr 112, poz. 761).
29. Stwierdzono:
od zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych wydanych w 2008 roku przedsiębiorcy
opłatę za korzystanie z zezwoleń wnosili w ratach.- str. 58 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
w roku wydania zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych egzekwować wniesienie
opłaty przed wydaniem zezwolenia stosownie do art. 11¹ ust. 2 ustawy z dnia 26
października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi
(tekst jednolity z 2007r., Dz. U. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.)
30. Stwierdzono:
zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych nie zawierają daty ich wydania. - str. 58
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
w zezwoleniach zawierać wszystkie niezbędne elementy decyzji wynikające z art. 107 § 1
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. (tekst jednolity
z 2000r. Nr 98, poz.1071 z późn. zm.).
31. Stwierdzono:
- dostarczaniem wody z urządzeń zbiorowego zaopatrzenia zajmuje Urząd Gminy w
Krzynowłodze Małej.
Rada Gminy nie podjęła uchwały o wyborze sposobu prowadzenia i formie gospodarki
komunalnej w zakresie dostarczania wody.
- Urząd Gminy świadczył odpłatne usługi polegające na wynajmie koparko-ładowarki.
Środki uzyskane z tytułu wynajmu przyjmowano na dochody budŜetu Gminy.
- str. 60, 61 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- przygotować i przedstawić Radzie Gminy projekt uchwały dotyczącej wyboru sposobu
prowadzenia i formy gospodarki komunalnej, zgodnie z dyspozycją art. 4 ust. 1 pkt 1
ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej. (Dz.U. z 1997r., Nr 9, poz.
43 z późn. zm.) oraz art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym ( tekst jednolity z 2001r. Dz.U. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.).
- zaprzestać prowadzenia działalności gospodarczej wykraczającej poza zadania o
charakterze uŜyteczności publicznej, poza przypadkami określonymi w cyt. ustawie z
dnia 20 grudnia 1996r. o gospodarce komunalnej.
11
VI. W ZAKRESIE WYDATKÓW I ROZCHODÓW
32. Stwierdzono:
w uchwale ustalającej wynagrodzenie Wójta Gminy Rada nie określiła dodatku za
wieloletnią pracę. Wójtowi Gminy w 2008 wypacano dodatek za wieloletnią pracę w
oparciu o przedstawione świadectwa pracy. - str. 64 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
przygotować i przedstawić Radzie Gminy projekt uchwały z uwzględnieniem wszystkich
składników wynagrodzenia Wójta Gminy stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8
marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r Dz.U. Nr 142, poz.1591 z
późn. zm.), art. 36 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach
samorządowych (Dz.U. z 2008r., Nr 223, poz. 1458) oraz § 7 ust. 1 i 2 rozporządzenia
Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników
samorządowych (Dz.U. z 2009r., Nr 50, poz. 398).
33. Stwierdzono:
brak ustalenia stawki za 1km do rozliczenia zwrotu kosztów przejazdu w podróŜach
słuŜbowych odbywanych przez pracowników Urzędu samochodem niebędącym własności
pracodawcy. Pracownicy stosowali maksymalną stawką za 1 km określoną w
rozporządzeniu. - str. 71, 72 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
w przypadku wyraŜenia zgody na przejazd w podróŜy słuŜbowej samochodem osobowym
niebędącym własnością pracodawcy ustalać stawkę za jeden kilometr przebiegu stosowaną
do rozliczenia kosztów przejazdu stosownie do § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra pracy i
Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków
ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju.
(Dz.U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).
34. Stwierdzono:
w uchwale Rady Gminy (Nr XV/68/2007 z dnia 28 grudnia 2008r) dotyczącej zwrotu
kosztów podróŜy radnym odbywanych samochodem nie będącym własnością gminy
wskazano, Ŝe zwrot kosztów przejazdu przysługuje według stawek za jeden kilometr
przebiegu nie wyŜszych niŜ maksymalnie określone w rozporządzeniu Ministra
Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r w sprawie warunków ….”. - str. 72 protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
przygotować i przedstawić Radzie Gminy projekt uchwały ustalającej stawki za jeden km
przebiegu stosowane do rozliczania podróŜy słuŜbowych radnych, w przypadku
przejazdów odbywanych samochodem niebędącym własnością gminy, stosownie do § 5
ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000
r.w sprawie sposobu ustalania naleŜności z tytułu zwrotu kosztów podróŜy słuŜbowych
radnych gminy. (Dz.U. z 2000r., Nr 66, poz. 800 z późn. zm.) oraz art. 30 ust. 2 pkt 1
ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r Dz.U. Nr
142, poz.1591 z późn. zm.).
35. Stwierdzono:
- przy rozliczaniu ryczałtów z tytułu uŜywania do celów słuŜbowych samochodów
osobowych niebędących własnością pracodawcy w badanej próbie wystąpiły przypadki
braku zmniejszenia kwoty ryczałtu o 1/22 za kaŜdy dzień nieobecności pracownika w
miejscu pracy. Nie dokonywano kontroli oświadczeń składanych przez pracowników w
zakresie nieobecności w pracy.
12
- Wójt Gminy w składanych oświadczeniach uŜywania samochodu własnego do celów
słuŜbowych wskazywał dodatkowo wyjazdy zamiejscowe i załączał polecenia
wyjazdów słuŜbowych ze wskazaniem ilości przejechanych kilometrów. Jazdy
zamiejscowe rozliczano łącznie z ryczałtem na jazdy lokalne, od kwoty naleŜności z
jazd zamiejscowych potrącano zaliczkę na podatek dochodowy i składki na
ubezpieczenia społeczne.
- str. 73, 74 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- kwotę ustalonego ryczałtu zmniejszać o jedną dwudziestą drugą za kaŜdy roboczy dzień
nieobecności pracownika w miejscu pracy stosownie do § 4 ust. 2 rozporządzenia
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie
sposobu ustalania naleŜności z tytułu zwrotu kosztów podróŜy słuŜbowych radnych
gminy. (Dz.U. z 2000r., Nr 66, poz. 800 z późn. zm.). Wyegzekwować zwrot
nadpłaconych ryczałtów od osób, które zatwierdziły dokumenty do wypłaty stosownie
do przepisów Działu V rozdział I „Odpowiedzialność pracownika za szkodę
wyrządzoną pracodawcy” ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (tekst
jednolity z 1998r Nr 21, poz. 94 z późn. zm).
- krajowe podróŜe słuŜbowe zamiejscowe rozliczać zgodnie z zasadami ustalonymi
przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia
2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju. (Dz.U. z 2002r. Nr 236, poz.
1990 z późn. zm.).
36. Stwierdzono:
z wykonawcami zawarto umowy
(na bieŜące utrzymanie dróg gminnych Gminy
Krzynowłoga Mała - umowa nr 4/2008; dostawę paliw płynnych i oleju opałowego umowa nr 7/2008; na dowóz dzieci do szkół podstawowych i gimnazjum na terenie
Krzynowłoga Mała - umowa nr 19/2008) bez określenia wartości przedmiotu umowy. str. 77, 78 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
w umowach powodujących powstanie zobowiązań finansowych określać ich wartość, co
jest niezbędne do ewidencji zaangaŜowania wydatków, wynikającej przepisów art. 40 ust.
2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.
1240) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz.U. z 2006r Nr 142 poz.1020 z późn. zm.).
37. Stwierdzono:
przypadki zawierania umów
powodujących powstanie zobowiązań pienięŜnych (Nr
1/2008, Nr 4/2008, Nr 6/2008, Nr 7/2008) bez kontrasygnaty Skarbnika Gminy. - str. 78,
81, 83, 86, 88 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
umowy powodujące powstanie zobowiązań pienięŜnych przedkładać Skarbnikowi Gminy
do kontrasygnaty stosownie do art. 46 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym (tekst jednolity z 2001r. Dz.U. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.).
13
VII. W ZAKRESIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
38. Stwierdzono:
na zadania bieŜące zamawiający przeprowadzał postępowania o udzielenie zamówienia w
trybie przetargu nieograniczonego bez określenia wartości szacunkowej zamówienia w
formie pisemnej. - str. 76, 77 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
w prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego określać w sposób
pisemny wartość szacunkową zamówienia zgodnie z dyspozycją art. 9 ust. 1 oraz art. 32,
33, 34 i 35 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity
z 2007r. Dz.U. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).
39. Stwierdzono:
zamawiający ze znacznym opóźnieniem zamieszczał ogłoszenia o udzieleniu zamówień
w Biuletynie Zamówień Publicznych. - str. 78, 86, 87 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczać w Biuletynie Zamówień Publicznych
niezwłocznie po zawarciu umowy stosownie do art. 95 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007r. Dz.U. Nr 223, poz. 1655 z późn.
zm.)
40. Stwierdzono:
przy realizacji zadania pn. „Budowa oddziału przedszkolnego wraz z podjazdem dla osób
niepełnosprawnych w Publicznym Gimnazjum i Szkole Podstawowej w Krzynowłodze
Małej” na podstawie umowy Nr 1/2008 z dnia 02.01.2008r rozliczenie nastąpiło
niezgodnie z zawartą umową, tj. wystawiono dwie faktury zamiast jednej po zakończeniu
całości zadania, jedna z faktur (Nr 2/01/2008 z dnia 28.01.2008r) została wystawiona na
jednostkę podległą (Sz. P. w Krzynowłodze Małej) zamiast na Zamawiającego tj. Gminę
Krzynowłoga Mała. Zmiana sposobu rozliczenia nastąpiła na podstawie ustnej dyspozycji
Wójta Gminy. - str. 82, 83, 84 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
przy rozliczaniu umów przestrzegać postanowień w nich zawartych, w przypadku
uzupełniania lub zmiany umowy przestrzegać formy pisemnej stosownie do art. 77 § 1
ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 z późn.
zm.).
41. Stwierdzono:
z postępowań o udzielenie zamówień publicznych uzupełniających na zadaniach :
1) ”Przebudowa drogi gminnej Ulatowo Czerniaki - Ulatowo Borzuchy”,
2) „Modernizacja boiska szkolnego przy Szkole Podstawowej w Romanach
Seborach”
udzielonych w trybie z wolnej ręki nie sporządzono wymaganej dokumentacji - brak
protokołów z postępowań.
- str. 87, 88 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
z postępowań o udzielenie zamówienia sporządzać pisemny protokół stosownie do art. 96
ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tekst jednolity z
2007r Dz.U. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).
14
VIII. W ZAKRESIE MIENIA KOMUNALNEGO
42. Stwierdzono:
ewidencja nieruchomości nie zawiera wszystkich wymaganych informacji, brak między
innymi wskazania powierzchni nieruchomości i przeznaczenia nieruchomości w planie
miejscowym, a w przypadku braku planu, w studium uwarunkowań i kierunków
zagospodarowania przestrzennego gminy. - str. 88, 89 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
w ewidencji nieruchomości zawierać wszystkie informacje wynikające z art. 23 ust. 1 i
ust.1c ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2004r.
Nr 261 z poz. 2603 z późn. zm.).
43. Stwierdzono:
Wójt Gminy Zarządzeniem Nr 92/2008 z dnia 10 września 2008r ustalił stawkę czynszu
dla lokali socjalnych w wysokości przekraczającej połowę stawki najniŜszego czynszu
obowiązującego w gminnym zasobie mieszkaniowym. - str. 91 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
dokonać zmian w zarządzeniu ustalając stawki czynszu za lokale socjale w wysokości
nieprzekraczającej połowy stawki najniŜszego czynsz obowiązującego w gminnym
zasobie mieszkaniowym stosownie do art. 23 ust. 4 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o
ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego
( tekst jednolity z 2005r. Dz.U. Nr 31, poz. 266 z późn. zm.) i uchwały Rady Gminy Nr
XVII/76/2008 z dnia 7 marca 2008r.
44. Stwierdzono:
- umowy najmu na lokale mieszkalne z najemcami zostały zawarte przez dyrektorów
szkół (umowy z dnia 31.07.1997r), natomiast aneksy do tych umów (obowiązujące od
01.01.2009r) zostały podpisane z up. Wójta przez Kierownika Referatu Gospodarki
Komunalnej i Ochrony Środowiska.
- podległe jednostki budŜetowe tj. Sz. P. w Krzynowłodze Małej, Gimnazjum w
Krzynowłodze Małej, Sz. P. w Świniarach , Sz. P. w Ulatowie Adamach, Sz. P. w
Romanach Seborach
wykazały grunty w bilansach sporządzonych na dzień
31.12.2008r. Jednostkom nie przekazano nieruchomości w trwały zarząd, brak
dokumentów świadczących o formie władania nieruchomościami.
-str. 17, 91, 92 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- określić zasady gospodarowania nieruchomościami
przez gminne jednostki
organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej stosownie do art. 18 i art. 25 ustawy
o dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004r Dz.
U. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.).
- przy zawieraniu umów najmu oraz
zmianach umów (aneksów) przestrzegać
umocowania prawnego do reprezentowania wynajmującego przez osoby dokonujące
tych czynności stosownie przepisów dział II „Osoby prawne” ustawy z dnia 23
kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
45. Stwierdzono:
Wójt Gminy Zarządzeniem Nr 39/2006r z dnia 5 grudnia 2006r zarządził przeprowadzenie
inwentaryzacji drogą spisu z natury w Urzędzie i w podległych jednostkach
organizacyjnych Gminy.-102 protokołu kontroli.
15
Wnioskuję:
przestrzegać kompetencji przypisanych kierownikowi danej jednostki w zakresie
rachunkowości, w tym odpowiedzialności kierownika jednostki za przeprowadzenie
inwentaryzacji w formie spisu z natury stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. - Dz. U. Nr 76, poz. 694 z
późn. zm).
46. Stwierdzono:
- Zarządzeniem Nr 39/2006 z dnia 5.12.2006 Wójt Gminy zarządził przeprowadzenie
inwentaryzacji drogą spisu z natury według stanu na dzień 31.12.2006 w terminie od
7.12.2006 do 31.12.2006r. Zarządzeniem Nr 32/ 2007 z dnia 15.05.2007 dokonał zmian
w Zarządzaniu Nr 39/2006 ustalając przeprowadzenie inwentaryzacji wg stan na dzień
30.04.2007r. Termin spisu z natury części jednostek tj. Urzędu Gminy, wodociągów i
dróg gminnych oraz Szkoły Podstawowej Kaki Mroczki i Szkoły Podstawowej Rudno
Jeziorowe ustalił od dnia 21.05.2007r do dnia 31.05.2007r. Z arkuszy spisowych
wynika, Ŝe spis w jednostkach inwentaryzowanych był przeprowadzany w okresie od
dnia 14.12.2006 do 04.06.2007r. Sporządzono zestawienia zbiorcze spisów z natury
inwentaryzowanych składników oddzielnie dla kont 011,013, 0,14 020 nie wskazując
daty na jaki dzień rozliczano inwentaryzację. W zestawieniu do danego konta ujęto
wszystkie inwentaryzowane jednostki. Sporządzone zestawienia nie pozwalają na
jednoznaczne powiązanie arkuszy spisu z natury z pozycją ujętą w zestawieniu (brak
numeracji arkuszy) oraz dokonać podziału spisu z natury na poszczególne jednostki
organizacyjne. W zestawieniach dokonano porównania w kwotach zbiorczych, w
części pozycji w zestawieniu brak jest wskazania do jakiej jednostki organizacyjnej
naleŜy majątek. Brak jest porównania stanu rzeczywistego składników majątkowych w
dniu spisu ze stanem księgowym w dniu spisu.
- inwentaryzacja materiałów wg stanu na 31.12.2008r nie została rozliczona. Brak
porównania stanu rzeczywistego materiałów według spisu ze stanem księgowym.
Wartość materiałów na arkuszach spisowych wynosiła 3.317,81zł, w ewidencji
księgowej na dzień 31.12.2008r występuje stan materiałów (konto 310) w kwocie
3.941,10zł, róŜnica 623,29zł.
- na dzień 31.12.2007r w Urzędzie Gminy nie przeprowadzono inwentaryzacji
materiałów w drodze spisu z natury. Zgodnie z ustaleniami w ZPK na koncie 310
„Materiały” ewidencjonowane są opał (węgiel, olej opałowy) oraz paliwa (do
samochodów i koparki), ewidencja analityczna prowadzona się w ujęciu ilościowowartościowym. Pozostałe materiały przekazywane bezpośrednio z zakupu na potrzeby
administracyjno-gospodarcze księgowane są bezpośrednio w koszty, na koniec roku
ustala się wartość nieuŜytych materiałów w cenie zakupu ujmuje się na koncie 310,
zmniejszając równocześnie koszt. Faktycznie materiały stanowiące paliwa były
ewidencjonowane w ujęciu wartościowym.
- str. 100-105 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- inwentaryzację przeprowadzać i rozliczać w sposób określony art. 26 i art. 27 ustawy z
dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. - Dz. U. Nr 76, poz.
694 z późn. zm.).
- ewidencją analityczną materiałów prowadzić w sposób zgodny z zasadami ustalonymi
w przyjętym ZPK.
16
X. W ZAKRESIE ROZLICZEŃ FINANSOWYCH JEDNOSTKI SAMORZĄDU
TERYTORIALNEGO Z JEJ JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
47. Stwierdzono:
- na 7 jednostek organizacyjnych działających w formie jednostek budŜetowych
jednostkowe sprawozdania Rb-27S sporządziły 2 jednostki, pozostałe jednostki nie
sporządziły sprawozdań Rb-27S. - str. 13 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
- od kierowników jednostek organizacyjnych egzekwować sporządzanie jednostkowych
sprawozdań budŜetowych Rb-27S stosownie do przepisów zawartych w § 4 pkt 2 lit. b i
§ 6 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r w sprawie
sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
-
Wójt Gminy (Kierownik Urzędu, Organ Podatkowy);
Skarbnik Gminy (Główny Księgowy).
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. Nr 55 poz. 577 z późn. zm.) –
Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie za pośrednictwem Zespołu w Ciechanowie
oczekuje w (2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego
lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.
Przekazując powyŜsze, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia
pokontrolnego Radnych na najbliŜszej sesji Rady Gminy.
Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy j.w. do wniosków zawartych w wystąpieniu
pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia zastrzeŜenia do Kolegium Izby w
terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Podstawą zgłoszenia zastrzeŜenia moŜe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Z-ca Prezesa
Regionalnej Izby Obrachunkowej
/-/
mgr Stanisław Stępień
Do wiadomości:
Rada Gminy w Krzynowłodze Małej
17