Załącznik nr 2- Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2, 28/ZO/2016
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie oraz organizacja Odprawy
szkoleniowo-zadaniowej Szefa Szefostwa Służby Czołgowo-Samochodowej
IWsp SZ.
Kod CPV: 79632000-3
ZAMAWIAJĄCY:
25 WOJSKOWY ODDZIAŁ GOSPODARCZY W BIAŁYMSTOKU
1.
2.
3.
4.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera:
Zamówienie dotyczy usługi kompleksowego zabezpieczenia logistycznego
odprawy szkoleniowo-zadaniowej Szefa Szefostwa Służby CzołgowoSamochodowej.
Planowany termin odprawy:
19-22 września 2016 r. (stawiennictwo uczestników szkolenia – dnia
19.09.2016 r. do godziny 19.00).
Planowana ilość uczestników szkolenia:
Od 140 do 160 osób (dokładna liczba zostanie potwierdzona w terminie
kilku dni poprzedzających szkolenie).
Wymagania dotyczące wykonawcy:
4.1. Szkolenie zostanie zorganizowane w hotelu standardu minimum
trzygwiazdkowego, zlokalizowanym w mieście Białystok lub oddalonym
od miasta Białystok do 30 km;
4.2. Wykonawca zagwarantuje 3 noclegi dla wszystkich uczestników
szkolenia
(zamawiający
wymaga
możliwość
zakwaterowania
uczestników szkolenia w minimum 5 (pięciu) pokojach jednoosobowych
oraz pozostałych uczestników w pokojach dwuosobowych);
4.3. Wykonawca zapewni możliwość korzystania z sali konferencyjnej
w układzie teatralnym wraz z następującym sprawnym wyposażeniem:
a) Miejscami do siedzenia i notowania odpowiednio do liczby
uczestników;
b) Stół prezydialny dla prelegentów (miejsca siedzące dla 5 osób)
i mównicą na podwyższeniu - scenie;
c) Klimatyzacja;
d) Oświetlenie;
e) Nagłośnienie – min, 1 mikrofon bezprzewodowy dla uczestników,
1 na stole prezydialnym i jeden na mównicy;
f) Projektor multimedialny z ekranem do wyświetlania (ilość ekranów
dostosowana do układu sali konferencyjnej;
g) Laptop z oprogramowaniem Microsoft Office 2010;
h) Zaplecze sanitarne adekwatne do liczby uczestników;
i) Obsługa techniczna.
str. 1/3
Wykonawca zapewni żywienie wszystkich uczestników szkolenia
w wydzielonym pomieszczeniu, odrębnym od sali, w której prowadzona
będzie konferencja, zgodnie z poniższymi zasadami, wg. uzgodnionego
z Zamawiającym przed szkoleniem menu, wraz z serwisem
gastronomicznym (przygotowanie, obsługa kelnerska, itp.):
a) 3 x śniadanie w dniu 20, 21, 22 września (w formie bufetu – tzw.
„szwedzki stół”);
b) 2 x obiad w dniu 20, 21 września;
c) 3 x kolacja w dniach 19, 20, 21 września (w tym kolacja 19.09.2016
r. w miejscu noclegu, jedna kolacja tradycyjna w miejscu szkolenia,
jedna uroczysta w formie biesiady);
d) Przygotowanie dwóch przerw kawowych (o ciągłym charakterze –
całodzienne), odbywające się w miejscu usytuowanym w pobliżu
sali konferencyjnej, w formie bufetu (kawa, herbata, woda
mineralna, soki, ciastka, ciasto, itp.) – w dniu 20, 21 września.
4.5. Wykonawca zapewni możliwość korzystania z bezpłatnego,
strzeżonego parkingu dla uczestników szkolenia;
4.6. Wykonawca zapewni nocleg z wyżywieniem (śniadanie, obiad, kolacja,
pokój 2 – osobowy) dla kierowców pojazdów służbowych, nie będących
uczestnikami szkolenia (do kalkulacji należy przyjąć 6 osób).
5. Usługa o której mowa w punkcie 1. obejmuje również przygotowanie nw.
materiałów szkoleniowych (promocyjnych) dla każdego uczestnika
szkolenia:
5.1. Przygotowanie folderów informacyjnych, zawierających informacje
o przebiegu szkolenia, regionie i miejscu w którym realizowane jest
szkolenie w postaci kolorowej broszury informacyjnej (gazetki), wg.
przedstawionego przez Zamawiającego wzoru (termin określenia wzoru
- po podpisaniu umowy). Parametry: ok 10 stron, format A4, gramatura
papieru: - okładka nie mniej niż 110 g/m², - kartki wewnątrz nie mniej
niż 80 g/m², nadruk kolorowy.
5.2. Organizację wykonania wspólnego (grupowego) zdjęcia pamiątkowego
uczestników szkolenia. Parametry: zdjęcia kolorowe, w formacie A4,
oszklone, oprawione w ramy koloru czarnego. Wzór zdjęcia zostanie
przedstawiony po podpisaniu umowy. Zdjęcia należy wykonać w dniu
20.09.2016 r. i przekazać Zamawiającemu do 21 września (do końca
dnia).
5.3. Zestaw przyrządów do pisania (pióro metalowe, długopis metalowy
z wygrawerowanym napisem) w eleganckim etui (pudełku), wg. wzoru
przekazanego po podpisaniu umowy;
5.4. Teczka Clipboard – Zamykana teczka z klipem, format A-4, miejscem
na długopis i kieszonkami. Wykonana z grubej i sztywnej tektury.
Oklejona na zewnątrz i wewnątrz materiałem skóropodobnym,
z naniesionym logo Zamawiającego formatu 10cmx10cm, wg. wzoru
przekazanego po podpisaniu umowy, w teczce 20 kartek do pisania,
formatu A4, w kratkę.
4.4.
str. 2/3
Zorganizowanie w dniu 21 września zapoznania z regionem - wycieczki
do m. Białystok połączonej ze zwiedzaniem lokalnych atrakcji
turystycznych (min. trzy obiekty) wraz z przewodnikiem (transport do
miejsca zwiedzania i z powrotem zabezpiecza Zamawiający) – ok. 3
godzinna.
6. Zamawiający
zastrzega
sobie
możliwość
złożenia
zamówienia
uzupełniającego w części dotyczącej materiałów szkoleniowych.
7. W przypadku braku możliwości zabezpieczenia wymaganej ilości miejsc
noclegowych Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia wykonania
części zamówienia podwykonawcy (tylko w zakresie noclegów ze śniadaniem
oraz jednej kolacji w dniu 19.09.2016 r.), przy zachowaniu wymogu, odległości
pomiędzy hotelami do 15 kilometrów (transport pomiędzy hotelami
zabezpieczy Zamawiający).
5.5.
str. 3/3