Zasady finansowania wyjazdów

Zasady finansowania wyjazdów
w ramach programu LLP-Erasmus w roku akademickim 2013/2014
I. Łączna wysokość przyznanej subwencji w ramach programu LLP-Erasmus to 71 800
EUR, z podziałem na następujące działania:
1) Wyjazdy studentów na studia (SMS) – planowana liczba wyjazdów: 5,
2) Wyjazdy studentów na praktyki (SMP) – planowana liczba wyjazdów: 29,
2) Wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) planowana liczba wyjazdów: 6
3) Wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych (STT) - planowana liczba wyjazdów: 6
II. Stypendia na wyjazdy dla studentów (wyjazdy na studia SMS oraz wyjazdy na
praktyki SMP)
1) Wysokość miesięcznego stypendium ustalana jest zgodnie z zasadami alokacji środków
finansowych określonymi w umowie pomiędzy Wyższą Szkołą Turystyki i Ekologii,
a Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji w Warszawie.
2) Stypendia otrzymują tylko studenci, którzy zostali zakwalifikowani na wyjazd w ramach
programu LLP Erasmus w roku akademickim 2013/2014.
3) Stypendia przyznawane w programie Erasmus mają charakter uzupełniający – oznacza to, iż
są przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem za
granicą w instytucji przyjmującej (koszty podróży, ubezpieczenia, przygotowania
językowego, zwiększone koszty utrzymania za granicą).
4) Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności, mogą ubiegać
się o dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób
niepełnosprawnych.
Zasady
wnioskowania
o
dodatkowe
fundusze
z
tytułu
niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku są dostępne na stronie internetowej
www.erasmus.org.pl
5) Ogólna kwota stypendium wyrażona jest w euro.
6) Okres pobytu w uczelni partnerskiej/instytucji przyjmującej stanowiący podstawę
rozliczenia stypendium będzie określany z dokładnością do 0,5 miesiąca.
7) Ostateczna kwota stypendium należnego studentowi jest określana po powrocie studenta
1
i zależna jest od poświadczonej długości jego pobytu w instytucji przyjmującej oraz
wypełnienia wszystkich zobowiązań wynikających z podpisanej umowy z Wyższą Szkołą
Turystyki i Ekologii.
8) Przed wyjazdem studenta przy określaniu okresu pobytu za granicą w instytucji
przyjmującej zostanie uwzględniony przewidywany czas trwania.
9) Po powrocie studenta, na podstawie dokumentu potwierdzającego pobyt wydanego przez
instytucję przyjmującą, ostatecznie określany jest okres pobytu studenta na stypendium.
10) Stypendia na wyjazd na studia przyznawane są na okres jednego semestru z możliwością
przedłużenia do 12 miesięcy w przypadku:
- uzyskania zgody Uczelni oraz
- posiadania wolnych środków finansowych przez Uczelnię pochodzących z rezygnacji z wyjazdów
oraz z ewentualnego otrzymania z Narodowej Agencji dodatkowych środków.
W przypadku wyjazdów na praktykę maksymalny okres wypłaty stypendium wynosi 3 miesiące.
11) W roku akademickim 2013/2014 miesięczne stypendium wypłacane studentom Wyższej Szkoły
Turystyki i Ekologii zależne jest od kraju wyjazdu danego studenta oraz odpowiednio równe:
Wyjazdy na studia – SMS
I grupa państw (Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwajcaria,
Szwecja, Wielka Brytania) – 420 EUR
II grupa państw (Austria, Belgia, Cypr, Chorwacja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg,
Malta, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Włochy, Turcja) – 350 EUR
III grupa państw (Bułgaria, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Węgry) – 280 EUR
Wyjazdy na praktyki – SMP
I grupa państw (Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwajcaria,
Szwecja, Wielka Brytania) - 480
II grupa państw (Austria, Belgia, Cypr, Chorwacja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg,
Malta, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Włochy, Turcja) – 480 EUR
III grupa państw (Bułgaria, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Węgry) – 400 EUR
12) Kwota nie rozdzielona, dodatkowe środki dofinansowania z programu przeznaczane będą na:
 w pierwszej kolejności realizację dodatkowych wyjazdów,
 przedłużenie okresu pobytu,
2
 ewentualne przesunięcia środków w ramach kategorii SM (wyjazdy studentów) np.: w celu
zrealizowana dodatkowych wyjazdów studentów (wyjazdy na studia lub praktyki),
 dodatkowe dofinansowanie dla studentów. W przypadku, gdy uczelnia wykorzysta w pełni
powyższe możliwości, istnieje możliwość podwyższenia kwoty miesięcznego stypendium z
zachowaniem zasady równego traktowania beneficjentów i limitów górnych określonych
przez zasady programu LLP Erasmus.
13) W przypadku zrealizowania krótszego okresu pobytu niż pierwotnie określony w umowie z
Uczelnią, ostateczna kwota stypendium zostanie proporcjonalnie zmniejszona i student zostanie
wezwany i zobowiązany do zwrotu nadwyżki stypendium.
14) Forma przekazania stypendium
Przekazanie stypendium studentowi może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez
studenta wszystkich warunków umowy i po jej popisaniu.
a) stypendium przekazywane będzie w trzech ratach:
- studia - I rata przed wyjazdem na stypendium, II rata w trakcie trwania pobytu za granicą, III rata
po powrocie, po dostarczeniu stosownych dokumentów.
- praktyki - I rata przed wyjazdem na stypendium, II rata w trakcie trwania pobytu za granicą oraz III
rata pod koniec pobytu na stypendium.
Szczegółowe daty wypłat oraz właściwych kwot zawarte będą w umowie Uczelni z Beneficjentem.
b) formą przekazu stypendium jest przelew na rachunek bankowy studenta prowadzony w walucie
EUR lub PLN.
15) Rozliczenie otrzymanego stypendium
a) student jest zobowiązany do rozliczenia po powrocie otrzymanego stypendium zgodnie
z zasadami określonymi w umowie podpisywanej przed wyjazdem z Uczelnią. Rozliczenie
obejmuje formę dostarczenia w terminie 30 dni po powrocie do Uczelni macierzystej wymaganych
umową dokumentów:
- „Porozumienie o programie zajęć” (Learning Agreement)/ „Porozumienie o programie praktyki”
(Training Agreement),
- „Wykaz zaliczeń” (Transcript of Records) / potwierdzenie zrealizowania programu praktyki
(Transcript of Work)
- dokument potwierdzający pobyt w instytucji przyjmującej, określający czas rozpoczęcia
i zakończenia pobytu,
- wypełniona przez studenta Ankieta Stypendysty Erasmusa - Mobility Tools.
b) okres pobytu stanowiący podstawę rozliczenia stypendium określany będzie z dokładnością do
0,5 miesiąca, na podstawie dostarczonego potwierdzenia pobytu wydanego przez instytucję
przyjmującą.
3
c) po powrocie studenta i przedstawieniu stosownych dokumentów, następuje ostateczne określenie
należnego stypendium, które jest uzależnione od poświadczonej długości pobytu studenta
w instytucji przyjmującej.
16) Przypadki siły wyższej są rozpatrywane każdorazowo indywidualnie.
Zwrot stypendium nie będzie wymagany od studenta w przypadku zaistnienia okoliczności
określonej jako „siła wyższa” (tj. sytuacja niezależna od studenta związana z poważną chorobą lub
nieszczęśliwym zdarzeniem). Jeżeli pobyt na stypendium trwał krócej niż 3 miesiące do
zakwalifikowania danego przypadku do kategorii „siły wyższej” konieczne jest uzyskania pisemnej
zgody Narodowej Agencji Programu Erasmus. W tym celu, Uczelnia kontaktuje się z NA, po
otrzymaniu od studenta pisemnych wyjaśnień wraz z stosownym udokumentowaniem danego
zdarzenia.
III Wyjazdy pracowników uczelni
(nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć (STA)
szkoleniowe pracowników (STT))
1. Wysokości miesięcznego stypendium wypłacanego przy wyjazdach do tych samych krajów dla
pracowników wszystkich wydziałów Uczelni będą takie same.
2. Maksymalna kwota stypendium jaka może być przyznana nauczycielowi wynosi 900 euro
w przypadku gdy liczba osób zakwalifikowanych na wyjazd jest równa liczbie wyjazdów
stanowiących podstawę alokacji zgodnie z
umową
finansową z Narodową Agencją.
W przypadku większej liczby zgłoszeń komisja może także zdecydować o zmniejszeniu
maksymalnej kwoty stypendium przypadającej na jednego nauczyciela. Wysokość stypendium
ustala się wówczas na podstawie ilorazu ogólnej kwoty stypendiów i liczby nauczycieli
zakwalifikowanych na wyjazd.
3. Stypendium będzie wypłacone na podstawie umowy pomiędzy beneficjentem a Uczelnią,
w formie ryczałtu nie uwzględniając dni podróży.
Stypendium przekazuje się pracownikowi przed wyjazdem na rachunek bankowy we wskazanym
przez niego banku. Koszty przelewów bankowych ponosi uczelnia.
4. Stypendium jest przeznaczone na dofinansowanie wyjazdu i ma charakter stypendium.
5. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności, mogą ubiegać się o
dodatkowe
fundusze
pochodzące
ze
specjalnego
funduszu
przeznaczonego
dla
osób
niepełnosprawnych. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz
z formularzem wniosku są dostępne na stronie internetowej www.erasmus.org.pl
6. Koszty podróży pokrywane są przez beneficjenta.
4
7. Wysokość stypendium będzie wyrażona w euro, w liczbach całkowitych, a stypendium będzie
wypłacone w sposób uzgodniony pomiędzy uczelnią i beneficjentem.
8. Okres finansowania wynosi: 
wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć (STA) – od 1 do 6 tygodni, 
wyjazdy szkoleniowe pracowników (STT) – od 1 do 6 tygodni.
Pobyt trwający co najmniej 5 dni jest traktowany jako pobyt jednotygodniowy. Krótsze pobyty są
dopuszczalne jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych wypadkach. Decyzję o zaistnieniu
uzasadnionego przypadku podejmuje Komisja.
9. Zasady wykorzystania funduszy pozyskiwanych z rezygnacji z wyjazdów oraz z ewentualnych
dodatkowych środków otrzymanych z Narodowej Agencji Programu ERASMUS:
Komisja podzieli fundusze pozyskane wskutek rezygnacji z wyjazdów oraz z otrzymania
z Narodowej Agencji dodatkowych środków według następujących zasad:
- w pierwszej kolejności dodatkowe środki przeznaczone zostaną na dofinansowanie większej
liczby wyjazdów,
- w przypadku, gdy uczelnia wykorzysta pierwszą możliwość, dodatkowe środki mogą być
przeznaczone na podwyższenie średniego stypendium wszystkim beneficjentom, uwzględniając
maksymalne stawki stypendiów z tabeli nieprzekraczalnych stawek stypendiów dla poszczególnych
krajów.
10. Ostateczna wysokość dofinansowania zostanie określona przez Uczelnię na podstawie
zaświadczenia potwierdzającego czas pobytu za granicą.
11. Zasady rozliczenia wyjazdu pracowników Uczelni (STA i STT):
Wyjazdy rozliczane są z dokładnością do jednego dnia. Daty pobytu, potwierdzone przez uczelnię
przyjmującą muszą być zgodne z datami podanymi w umowie finansowej i okresem, na jaki
przyznane zostało dofinansowanie.
Do rozliczenia wyjazdu w Programie ERASMUS, stypendysta musi dostarczyć kompletne
i podpisane dokumenty:
- umowa między uczelnią a pracownikiem,
- „Indywidualny program nauczania” w przypadku wyjazdu w celu prowadzenia zajęć
dydaktycznych i/lub „Indywidualny plan szkolenia” w przypadku wyjazdów w celach
szkoleniowych,
- dokument potwierdzający pobyt w uczelni przyjmującej określający czas pobytu oraz liczbę
zrealizowanych godzin zajęć dydaktycznych (dotyczy wyjazdu w celu prowadzenia zajęć
5
dydaktycznych)
lub
dokument
potwierdzający
czas
pobytu
w
instytucji
przyjmującej
i zrealizowanie programu szkolenia (dotyczy wyjazdu w celach szkoleniowych),
- wypełniona przez pracownika „Ankieta stypendysty Erasmusa” Mobility Tools
IV. Dodatkowe informacje
1) Koszty przelewów bankowych związanych z wypłatą stypendiów nie obciążają
stypendystów.
2) Stypendia na wyjazdy zagraniczne przyznawane w ramach programu LLP Erasmus –
uznane zostały przez Radę Główną Szkolnictwa Wyższego oraz przez Ministra Nauki
i Szkolnictwa Wyższego za stypendia naukowe i są zwolnione od podatku dochodowego od
osób fizycznych (Art. 21 ust. 1 pkt. 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
3) W sprawach nieuregulowanych niniejszymi Zasadami finansowania wyjazdów w ramach
programu LLP - Erasmus zastosowanie mają zapisy stosownej umowy podpisanej pomiędzy
Uczelnią – WSTiE, a Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji.
4) Finansowanie wyjazdów
w ramach programu LLP Erasmus odbywać się będzie pod
warunkiem podpisania pomiędzy Wyższą Szkołą Turystyki i Ekologii a Fundacją Rozwoju
Systemu Edukacji stosownej umowy finansowej i przekazania Uczelni subwencji na ten cel.
Zatwierdzono na rok akademicki 2013/2014
Maria Grzechynka – Kanclerz
Wyższej Szkoły Turystyki i Ekologii
6
aktualizacja 27.11.2013
Wszystkie kwoty wyrażone w EUR przeliczane będą po miesięcznym kursie obrachunkowym wymiany
ustalonym przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z miesiąca podpisania umowy przez Wyższą
Szkołę Turystyki i Ekologii oraz Narodową Agencję Programu LLP Erasmus.
Data podpisania umowy: październik 2013.
Kurs przeliczeniowy - 1 EUR - 4.228 PLN .
Zatwierdzono
Maria Grzechynka – Kanclerz
Wyższej Szkoły Turystyki i Ekologii
7