Lusławice, 18.01.2017 r. Zamawiający: Europejskie Centrum Muzyki

Lusławice, 18.01.2017 r.
Zamawiający:
Europejskie Centrum Muzyki Krzysztofa Pendereckiego
Lusławice 250
32-840 Zakliczyn
ZAPYTANIE OFERTOWE
Dla wyboru wykonawcy zamówienia o wartości poniżej 30.000 EURO
Europejskie Centrum Muzyki Krzysztofa Pendereckiego zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na
świadczenie usługi cateringowej w okresie 29 stycznia 2017 – 31 grudnia 2017 r. Przedmiotowe zamówienie
zostało podzielone do realizacji na trzy części.
Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest dostawa posiłków dla gości Europejskiego Centrum Muzyki Krzysztofa
Pendereckiego w Lusławicach. Świadczenie usługi polegającej na wytwarzaniu, dostawie posiłków zgodnie z
zapotrzebowaniem dietetyczno-ilościowym i harmonogramem wydawania.
Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty całościowej lub częściowej.
Kod CPV:
55321000-6 Usługi przygotowywania posiłków
55520000-1 Usługi dostarczania posiłków
55320000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
Termin wykonania zamówienia
Wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia przez okres od 29 stycznia 2017 – 31 grudnia 2017 r., w
terminach wymagalności określonych każdorazowo przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem, iż umowa ulegnie
wcześniejszemu wygaśnięciu z chwilą osiągnięcia maksymalnej wartości brutto umowy.
Szczegółowy opis oraz wymagania przedmiotu zamówienia
1. Wykonawca zobowiązany jest, w zależności od potrzeb, uwzględnić w menu posiłków, wyżywienie dla
osób będących na:
• diecie bezglutenowej
• diecie niskobiałkowej
• diecie wegetariańskiej
• diecie lekkostrawnej
• diecie wegańskiej
• inne
2. Posiłki wydawane w siedzibie Zamawiającego muszą być uprzednio przygotowane przez Wykonawcę i
dostarczone gotowe do spożycia. Posiłki powinny być dostarczone w systemie termosowym lub
tacowym do kuchni CENTRUM.
3. Temperatura posiłku ciepłego ma się mieścić w granicach 50-75°C. W Europejskim Centrum Muzyki
Krzysztofa Pendereckiego istnieje możliwość podgrzania posiłków – dostępna jest pełna infrastruktura
kuchenna.
4. Do dyspozycji Wykonawcy udostępniona jest zmywalnia CENTRUM oraz cała kuchnia wraz z lodówkami
z zastrzeżeniem braku możliwości przygotowywania posiłków na miejscu (istnieje możliwość
podgrzewania na kuchenkach gazowych oraz w piecu).
5. Wykonawca będzie przygotowywał posiłki zgodnie z zaleceniami wydanymi przez Instytut Żywienia i
Żywności w Warszawie.
6. Wykonawca będzie przygotowywał i wydawał posiłki zachowując wymogi sanitarno- epidemiologiczne
w zakresie personelu i warunków produkcji oraz weźmie odpowiedzialność za ich przestrzeganie.
7. Posiłki mają być serwowane do stołu lub w formie stołu „szwedzkiego” w zależności od ilości osób i
wydarzenia – informacje w tym zakresie będą przekazywane każdorazowo w trybie roboczym.
8. Usługi objęte przedmiotem zamówienia winny być wykonywane zgodnie z przepisami ustawy z dnia
25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tj. (Dz. U. 2006. 171 poz. 1725 z późn. zm.), w
szczególności z zachowaniem przez podmioty zobowiązane zasad systemu analizy zagrożeń krytycznych
punktów kontroli (HACCP).
9. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków z zachowaniem zasad bezpieczeństwa,
zgodnie z normami HACCP. Posiłki muszą spełniać wymogi żywienia zalecane przez Instytut Matki i
Dziecka oraz przepisy zawarte w ustawie o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 r. nr 136,
poz. 914, z późn. zm.).
10. Wykonawca przygotowywać będzie posiłki z zakupionych przez siebie produktów.
11. Posiłki powinny być przygotowywane z surowców świeżych i wysokiej jakości z zachowaniem reżimów
dietetycznych i sanitarnych.
12. Pory posiłków zostaną ustalone w trybie roboczym.
13. Posiłki dostarczane będą na podstawie składanego zapotrzebowania. Zapotrzebowanie przekazywane
będzie w trybie roboczym.
14. Jadłospis z wymogami dietetycznymi uzgadniany będzie w trybie roboczym.
15. Każdorazowo Wykonawca powinien uwzględniać posiłki dla nieprzewidzianych gości w ilości
stanowiącej ok. 10% wielkości grupy.
16. Ponadto Wykonawca zobowiązany będzie do:
1) przygotowania stołów - przygotowania drobnych dekoracji na stolikach w zależności od pory roku i
spodziewanych gości – ustalenia w tym zakresie powinny być dokonywane w trybie roboczym;
2) przygotowania jadalni – ekspozycji menu, posprzątania po posiłkach oraz po zakończeniu całego
wydarzenia (w zakresie dotyczącym cateringu);
3) dostarczania posiłków własnym transportem, w specjalistycznych termosach i pojemnikach,
gwarantujących utrzymanie odpowiedniej temperatury oraz jakości przewożonych potraw. Środek
transportu, którym Wykonawca zamierza dostarczać posiłki do Zamawiającego musi posiadać
odpowiednie zezwolenie Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej;
4) zapewnienia niezbędnego sprzętu (nie jednorazowego użytku): zastawy ceramicznej lub
porcelanowej do serwowania dań wraz z dodatkami w wystarczającej ilości termosów/podgrzewaczy, filiżanek, spodeczków, szklanek, łyżeczek, cukiernic, talerzy itp. zgodnie z
wymaganiami menu - oraz metalowych/platerowych sztućców, szklanych lub porcelanowych
dzbanów do serwowania napojów, serwetek papierowych lub materiałowych, obrusów
materiałowych;
5) zapewnienia odpowiedniej liczby obsługi kelnerskiej gwarantującej sprawne serwowanie posiłków.
Obsługa kelnerska powinna: posiadać jednolite estetyczne umundurowanie, przynajmniej jedna
osoba z obsługi powinna potrafić komunikować się po angielsku. (Uwaga - Szczególne wymagania
przy III części);
6) utrzymania przestrzeni kuchennej oraz jadalni w należytej czystości, przestrzegając norm
ustalonych przez Główny Inspektorat Sanitarny.
17. Termin płatności za faktury - 30 dni od daty otrzymania. Czas obowiązywania umowy – 12 miesięcy.
Usługa cateringu kompleksowo obejmuje ok. 2400 osobo - dni z tego:
- ok. 1000 osobo - dni żywienia podstawowego
- ok. 800 osobo - dni żywienia o podwyższonym standardzie
- ok. 600 osób żywienia bankietowego / koktajlowego
Wartości te podane są łącznie na czas zamówienia.
Ilość posiłków może się zmienić w zależności od frekwencji osób, jednakże nie mniej niż 5 osób - nie więcej
niż dla 100 osób jednorazowo.
STANDARD PODSTAWOWY
(skromniejsze menu)
I CZĘŚĆ
OPCJA
DODATKI
SERWIS
KAWOWY
OPIS
ZAKRES
Pełnowartościowe wyżywienie całodzienne
(obejmujące
propozycje
mięsne
i
wegetariańskie oraz, w razie potrzeby,
propozycje diet dla alergików).
Możliwość spakowania i wydania któregoś z
posiłków w formie lunchpakietu po
wcześniejszym uprzedzeniu
- Śniadanie na ciepło i zimno;
- Obiad składający się z zupy i drugiego dania
jednego rodzaju, w tym surówki/sałaty (+ew.
opcji dietetycznej);
- Podwieczorek (ew. podzielony na 2 części:
przed- i po południu)
- Kolacja
- Serwis kawowy całodzienny obejmujący
napoje ciepłe (kawa i herbata z dodatkami) i
zimne
Jako dodatek do usługi wyżywienia - nie - Deser (np. ciasto)
funkcjonują jako osobne zamówienia
- Dodatkowy poczęstunek (np. deska serów/
tartinek/owoców, ciepłe danie pomiędzy
posiłkami)
Jako osobno zamówiona usługa w przypadku - Kawa i herbata z dodatkami, napoje zimne
gdy nie jest realizowane całodzienne (soki)
wyżywienie
- Ciasto (przy serwisie kawowym w ramach
wyżywienia
całodziennego
jako
podwieczorek z możliwością wymiany na coś
innego – np. jogurt/owoc/batonik)
OPCJA
OPIS
STANDARD PODWYŻSZONY (menu
bardziej wyszukane)
II CZĘŚĆ

DODATKI
SERWIS
KAWOWY
ZAKRES
Pełnowartościowe
wyżywienie
całodzienne (obejmujące propozycje
mięsne i wegetariańskie oraz, w
razie potrzeby, propozycje diet dla
alergików).
 Możliwość spakowania i wydania
któregoś z posiłków w formie
lunchpakietu po wcześniejszym
uprzedzeniu.
 Obsługa kelnerska niektórych gości,
dodatkowa dekoracja stołów (m.in.
obrusy
materiałowe,
serwetki
materiałowe) - po wcześniejszym
uzgodnieniu.
Jako dodatek do usługi wyżywienia - nie
funkcjonują jako osobne zamówienia


Jako osobno zamówiona usługa w przypadku
gdy nie jest realizowane całodzienne
wyżywienie







Śniadanie na ciepło i zimno;
Obiad składający się z zupy i
drugiego
dania
z
różnymi
propozycjami do wyboru (co
najmniej dwiema), oraz ew. opcją
dietetyczną;
Podwieczorek (ew. podzielony na 2
części: przed- i po południu)
Kolacja
Serwis
kawowy
całodzienny
obejmujący napoje ciepłe (kawa i
herbata z dodatkami) i zimne
Deser (np. ciasto)
Dodatkowy poczęstunek (np. deska
serów/ tartinek/owoców, ciepłe
danie pomiędzy posiłkami)
Kawa i herbata z dodatkami, napoje
zimne (soki)
Ciasto (przy serwisie kawowym w
ramach wyżywienia całodziennego
jako podwieczorek z możliwością
wymiany na coś innego – np.
jogurt/owoc/batonik)
III CZĘŚĆ
A.
BANKIET / KOKTAJL – Zimne przekąski
OPCJA
OPIS
ZAKRES
Zastawa stołowa:
 w liczbie adekwatnej do ilości
uczestników, rodzaju potraw, napoi i
alkoholi oraz sposobu serwisu,
filiżanki ze spodkiem i łyżeczką,
wyrób porcelanowy lub ceramiczny,
gastronomiczny, kolor biały;
 zastawa porcelanowa, porcelanopodobna, ceramiczna, jednolity wzór
od jednego producenta, kolor biały
lub inny jednolity, jasny;
 szklane naczynia na soki, jednolity
wzór i rodzaj szkła;
 kieliszki do
wina białego
i
czerwonego/musującego (jednolity
wzór i rodzaj szkła);
 metalowe sztućce od jednego
producenta, jednolity wzór, gatunek i
zdobienia;
 papierowe serwetki (min 2 szt./os.),
w kolorze jednolitym;
 zastawa nie może posiadać żadnych
oznak
zadrapań,
uszczerbień,
zniszczeń.
Prezentowane w poniższej tabeli zakres
usługi/ gramatura dotyczy pojedynczego dnia
bankietowego / koktajlowego. Podane
wartości i zakres są orientacyjne.









Sprzęt:
 stoły kryte obrusami wykonanymi z
materiału o jednolitym kolorze,
przykrycie całkowite (po samą
podłogę jednolitym obrusem - brak
przyczepiania na taśmy dwustronne,
(stoły zapewnia Zamawiający);
 obrusy, serwetki, skirtingi muszą być
czyste/wyprane,
wyprasowane,
estetyczne i wykonane z naturalnych
włókien, np. bawełna, len, w kolorze
białym, écru, czarnym lub innych do
uzgodnienia;
 dekoracja kwiatowa w zależności od
typu wydarzenia: pojedyncze kwiaty
cięte w wazoniku na stolik,
kompozycja kwiatowa na bufet,
ikebany na wydarzenia oficjalne;
wielkość i kolorystyka dopasowana
do wielkości stołu i ilości osób(kwiaty
sztuczne są niedopuszczalne);
 dania muszą być opisane w dwóch
językach polskim i angielskim;
 Opisy
wykonane
estetycznie
umieszczone
w
jednakowych
stojakach.

Sałatki do wyboru - co najmniej 150 g
na osobę,
drobne przekąski koktajlowe (np.
roladki,
ruloniki,
koreczki
cocktailowe, etc.) po 5 sztuk na
osobę,
vol-au-vent po 3 sztuki na osobę,
Tartinki dekoracyjne 3 różne smaki
po 5 sztuk na osobę
deska serów mieszanych po 100 g na
osobę,
deska wędlin staropolskich mieszana
po 100 g na osobę,
Dodatki:
bułeczki
bankietowe
mieszane, chleb żytni, chałka
deser – owoce (filetowane) 150 g –
200 g na osobę – 6 rodzajów; ciasta
co najmniej 100 g na osobę – 4
rodzaje,
woda niegazowana i gazowana
podawana w szklankach – po 0,6 l na
osobę,
2 rodzaje soków owocowych
podawane w szklankach - 0,4 l na
osobę.
Opcjonalnie 1:
niskoprocentowe napoje alkoholowych (w
ilości do wzniesienia toastu):
(1)Wino białe 200 ml na osobę
(2)Wino czerwone 200 ml na osobę
(3)wino musujące białe 100 ml na osobę
(4)wino musujące czerwone 100 ml na osobę
Opcjonalnie 2:
 świeżo parzona, gorąca kawa,
podawana w samowarze lub w
termosach 300 ml na osobę
 herbata w torebkach min 3 rodzaje
(w tym czarna i zielona)
 gorąca
woda
podawana
w
samowarze lub termosach min 300
ml na osobę
 cukier, słodzik – 10 g/os
III CZĘŚĆ III
B.
BANKIET / KOKTAJL – jw. + dodatkowe danie gorące
Zasoby ludzkie:

 obsługa musi wyglądać estetycznie,
czysto i schludnie (czyste paznokcie i

włosy, włosy upięte, brak biżuterii,
posiadanie książeczek do celów

sanitarno-epidemiologicznych
z
aktualnymi badaniami lekarskimi);
 obsługa musi być ubrana w jednolite
uniformy z logo firmy cateringowej
(czyste, tj. wyprane, nieuszkodzone,
kompletne);
 wymagana jest wysoka kultura
osobista w zakresie postawy i
sposobu
zachowania
oraz
przestrzeganie zasad higieny przez
obsługę;
 wykonawca
zapewni
obsługę
kelnerską w trakcie trwania spotkania
(minimum 1 kelner przypadający na
nie więcej niż 30 uczestników
spotkania).
j.w.
j.w. +



mleko 3,2 % podawane w dzbankach
– 50 ml/os
mleko sojowe lub bezglutenowe – 50
ml/os
cytryna pokrojona podawana na
talerzykach 1 plasterek /os
Danie główne na gorąco z dodatkami
co najmniej 450 g na osobę, w tym
składnik mięsny, rybny lub jarski, nie
mniej niż 150 g
4 składniki do wyboru na osobę
(dodatek: ryż, ziemniaki, kluseczki,
kasza)
4 składniki do wyboru warzywa na
ciepło nie mniej niż 150g na osobę.
WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1. Wykonawca musi wykazać się uprzednim doświadczeniem w świadczeniu usług cateringowych;
2. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa
nakładają obowiązek ich posiadania;
3. posiadania wiedzy i doświadczenia;
4. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia;
5. sytuacji ekonomicznej i finansowej.
TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY:
Ofertę należy złożyć nie później do 26 stycznia 2017 r. do godziny 12:00 na formularzu ofertowym
dołączonym do zapytania.
Informujemy, iż o złożenie oferty zwróciliśmy się także do innych osób/firm.
Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia
tych kryteriów i sposobu oceny ofert.
KRYTERIA OCENY OFERT
1. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w
Zapytaniu.
Kryteriami oceny ofert są:
Lp.
1.
KRYTERIUM
WAGA
Cena części:
80 %
I część – 80%
II część – 80%
III część A i B – 80%
2.
3.
Każda część będzie stanowiła odrębny element do porównania cen,
oferowanych na konkretną część.
Portfolio
Razem
20 %
100 %
2. Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie przedstawionych wyżej kryteriów oraz ich wag.
Oferty oceniane będą punktowo. W trakcie oceny ofert kolejno rozpatrywanym i ocenianym ofertom
przyznawane są punkty za powyższe kryteria według następujących zasad:
1. Kryterium nr 1 – CENA – 80% (max 80 pkt):
 Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną ilość punktów
 W ramach kryterium ceny oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów
wynikającą z działania:
najniższa oferowana cena
(części) brutto
Liczba punktów badanej
=
brutto
---------------------------------------
x 100 pkt x 80%
oferty w ramach kryterium
„cena”
cena badanej oferty (części)
brutto
2. Kryterium nr 2 – PORTFOLIO – 20% (max 20 pkt):
uwzględnieniem
wagi)portfolio, które musi zawierać zdjęcia własnych aranżacji wykonawcy
Zamawiający(zbędzie
oceniał złożone
(wydruk w kolorze/forma elektroniczna (na płycie CD lub pliki w formacie JPG, PNG, TIFF, PDF) w
poszczególnych kategoriach:
a)
b)
c)
d)
3 fotografie aranżacji nakrytych stołów (prostokątne, stół kawowo-herbaciany),
3 fotografie prezentujące zimną płytę
3 fotografie prezentujące lunch na ciepło w formie bufetu szwedzkiego
3 fotografie prezentujące dania
Zamawiający dokona oceny załączonych do portfolio zdjęć. Zamawiający będzie brał pod uwagę następujące
cechy:
- wrażenie wizualne i estetyczne podania posiłków
- 0 do 5 punktów
- różnorodność aranżacji
- 0 do 5 punktów
Punkty przyznane przez poszczególnych członków komisji dokonujących oceny w kryterium „portfolio”
zostaną dodane oraz podzielone przez ilość członków komisji dokonujących oceny. Wynik będzie stanowił
liczbę punktów przyznanych danej ofercie w kryterium „portfolio”.
Wyliczenie punktów zostanie dokonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zasadą:
„jeżeli trzecia cyfra po przecinku jest równa lub większa od 5, liczbę przyznanych punktów zaokrągla się w
górę, a jeżeli trzecia cyfra po przecinku jest mniejsza od 5 liczbę przyznanych punktów zaokrągla się w dół).
Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów wyliczoną jako
sumę punktów uzyskanych w ww. kryteriach.
Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki
sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą
ceną.
ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA:
 Formularz ofertowy
Oferta w postaci wypełnionego formularza ofertowego musi zawierać wycenę jednostkową (kalkulacja
każdego posiłku od osoby). Złożenie oferty jest jednoznaczne ze zgodą na powyższe warunki współpracy.
Ofertę można złożyć:
 osobiście w siedzibie Zamawiającego na adres: Europejskie Centrum Muzyki Krzysztofa
Pendereckiego, Lusławice 250, 32-840 Zakliczyn
 pocztą elektroniczną na adres: [email protected]
Tryb zamówienia:
Postępowanie o udzielenie zamówienia na podstawie art. 4 ust.8 Ustawy z dn. 29.01.2004 r. Prawa
Zamówień Publicznych.
Zamawiający informuje, że niniejsze zapytanie ofertowe nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień
publicznych z uwagi na wartość szacunkową przedmiotu zamówienia poniżej 30.000,00 Euro i tym samym
postępowanie, dla którego wystąpiono z zapytaniem ofertowym może pozostać bez wyłonienia wykonawcy,
jak również na zamawiającym nie spoczywa obowiązek informowania Wykonawcy o jego wyniku.
Zamawiający zastrzega możliwość zaproszenia do rozmów wybranych wykonawców. Zamawiający zastrzega
również możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.