Pobierz - um.stargard.pl

Urząd Miejski
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
w Stargardzie Szczecińskim
Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 1
w Stargardzie Szczecińskim
Stargard Szczeciński
Daty skrajne od ...................do.........................
Urząd Miejski
w Stargardzie Szczecińskim
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
MK.w.2,5/0912 -19/2009
- do uŜytku zewnętrznego -
Protokół
z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 1 w Stargardzie
Szczecińskim w okresie od 24 maja 2009 roku do 06 czerwca 2009 roku przez zastępcę
Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz inspektora Wydziału Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim, działających
na podstawie UpowaŜnienia nr 19/2009 z dnia 23 maja 2009 roku.
Zakres kontroli:
1. Rozliczenie dotacji w wybranych miesiącach 2009 roku.
Dyrektorem Przedszkola Miejskiego nr 1 w Stargardzie Szczecińskim jest BoŜena Siwiec,
której Prezydent Miasta Stargardu Szczecińskiego powierzył stanowisko dyrektora na okres
od 01 września 2007 roku do 31 sierpnia 2012 roku Zarządzeniem nr 287/2007 z dnia 14
czerwca 2007 roku w sprawie przedłuŜenia powierzenia obowiązków dyrektora Przedszkola
Miejskiego nr 1 w Stargardzie Szczecińskim.
Główną księgową w Przedszkolu Miejskim nr 1 jest Halina Kaszucka zatrudniona od 01
września 2003 roku w niepełnym wymiarze czasu pracy tj.: 1/2 etatu na czas nieokreślony.
Podczas kontroli wyjaśnień udzielały:
1. Halina Kaszucka – główna księgowa,
2. (ochrona danych) – kasjer – referent ds. osobowych.
2
Wnioski:
W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na:
1) braku ewidencji księgowej wydatków strukturalnych (syntetycznej i analitycznej), oraz nie
zaktualizowanie zakładowego planu kont w tym zakresie. Aktualizacja dokumentacji
opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki co
wynika wprost z art. 10 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości ( jt. Dz.U. z 2002 r. nr
76 poz. 694 ze zm.),
2) nie dokonywaniu klasyfikacji wydatków strukturalnych - obowiązek szczegółowej
klasyfikacji wydatków strukturalnych wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
27.10.2007 r. - Dz.U. nr 209 poz. 1511,
3) braku wstępnej kontroli dokumentów księgowych co wynika z art. 45 ust. 3 i 4 ustawy z
dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( jt. Dz.U. z 2005 r. nr 249 poz. 2104 ze
zm.),
4) sposób dokonywania zapisów na kontach księgi głównej uniemoŜliwia ich jednoznaczne
powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. co wynika z
postanowień art. 14 ust. 2 w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości ( jt. Dz.U. z 2002 r.
nr 76 poz. 694 ze zm.).
3
1. Rozliczenie dotacji za styczeń 2009 rok.
Planowany budŜet na wydatki w roku 2009 ustalono na kwotę 1.288.620,00 zł. Badaniu
poddano wykonanie za miesiące styczeń i luty 2009 roku. Temat zbadano w oparciu o
dokumenty źródłowe tj.: faktury VAT, rachunki, zestawienia zuŜycia Ŝywności, rozliczenia
zaliczki, polecenia księgowania, listy płac, wykazy przyznawanych premii, akta osobowe,
wyciągi bankowe, raporty kasowe, urządzenia finansowo – księgowe.
Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2009 r.
(WB nr 01/2009)
18.216,67 zł
1.1. Wpływy za styczeń wyniosły:
• otrzymane dotacje z Urzędu Miejskiego:
- WB nr 01/2009 na dzień 01.01.2009 r.
- WB nr 11/2009 na dzień 21.01.2009 r.
Razem:
•
•
odsetki bankowe
odpłatności rodziców za przedszkole
Ogółem przychody:
66.000,00 zł
4.000,00 zł
70.000,00 zł
0,07 zł
27.642,08 zł
97.642,15 zł
1.2. Rozchody za styczeń:
-
-
• wypłacone wynagrodzenia pracowników
• potrącenia z listy płac na kwotę
w tym:
składki PZU
spłata poŜyczek mieszkaniowych
spłata poŜyczek z PKZP
• zapłacone rachunki na kwotę
w tym:
za wodę i ścieki
za energię cieplną
za gaz
zakup środków czystości
zakup artykułów spoŜywczych
zakup ksiąŜki
za monitoring obiektu
• zrealizowane czeki
• skł. na ubezp. społeczne za grudzień 2008 r.
• podatek od wynagrodzeń
• opłaty i prowizje bankowe
• odpis na ZFŚS
Ogółem rozchody:
Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.01.2009 r. wyniósł:
(WB nr 0013/2009)
13.855,25 zł
3.230,00 zł
330,00 zł
800,00 zł
2.100,00 zł
11.503,95 zł
1.276,47 zł
4.669,70 zł
234,71 zł
450,65 zł
4.240,63 zł
425,00 zł
206,79 zł
56.798,62 zł
19.556,79 zł
5.466,00 zł
169,50 zł
5.000,00 zł
115.580,11 zł
278,71 zł
4
1.3. Stan środków w kasie na dzień 01.01.2009 r.
0,00 zł
Kontrolą objęto Raporty Kasowe za styczeń 2009 r.:
- RK nr 01/09 za okres od 01 – 10 stycznia 2009 roku
- RK nr 02/09 za okres od 11 – 20 stycznia 2009 roku
- RK nr 03/09 za okres od 21 – 31 stycznia 2009 roku
1.4. Przychody ogółem
w tym:
- wpłata gotówki do kasy z banku z tytułu
zrealizowanych czeków na kwotę
- wpłaty rodziców z tyt. odpłatności za przedszkole
- odsetki za zwłokę
- wpłata za wynajem sali gimnastycznej
1.5. Rozchody ogółem
w tym:
- wynagrodzenie pracowników
- wypłata DWR
- wpłata gotówki na rach. bankowy z tyt. odpłatności za przedszkole
- zwrot nadpłat za przedszkole
- zakup artykułów spoŜywczych
- zakup usług telefonicznych
- zakup usługi transportowej
- zakup środków czystości
- wypłata zaliczki stałej dla intendenta
- zaplata za abonament RTV i znaczki pocztowe
- zakup materiałów opatrunkowych
- zapłata za monitoring
- zakup materiałów dekoracyjnych i biurowych
1.6. Stan środków w kasie na dzień 31.01.2009 r.
85.085,71 zł
56.798,62 zł
28.166,06 zł
21,03 zł
100,00 zł
85.085,71zł
20.783,53 zł
33.509,57 zł
26.496,44 zł
73,80 zł
2.238,83 zł
307,19 zł
60,00 zł
84,42 zł
1.000,00 zł
55,92 zł
37,80 zł
158,60 zł
279,61 zł
0,00 zł
2. Rozliczenie dotacji za luty 2009 rok.
Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: faktury VAT, rachunki, zestawienia
zuŜycia Ŝywności, rozliczenia zaliczki, polecenia księgowania, listy płac, wykazy
przyznawanych premii, akta osobowe, wyciągi bankowe, raporty kasowe, urządzenia
finansowo – księgowe.
Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.02.2009 r.
(WB nr 0014/2009)
278,71 zł
2.1. Wpływy za luty wyniosły:
• otrzymane dotacje z Urzędu Miejskiego:
- WB nr 0014/09 na dzień 01.02.2009 r.
•
odsetki bankowe
70.000,00 zł
0,04 zł
5
•
odpłatności rodziców za przedszkole
Ogółem przychody:
29.582,34 zł
99.582,38 zł
2.2. Rozchody za luty:
-
-
• wypłacone wynagrodzenia pracowników
• potrącenia z listy płac na kwotę
w tym:
składki PZU
spłata poŜyczek mieszkaniowych
spłata poŜyczek z PKZP
• zapłacone rachunki na kwotę
w tym:
za wodę i ścieki
za energię cieplną
za gaz
za energię elektryczna
demontaŜ sieci elektrycznej /PM nr 1- ul. Włosiennicza/
wylanie posadzki betonowej w piwnicy
zakup środków czystości
zakup artykułów spoŜywczych
zakup materiałów dydaktycznych
zakup literatury fachowej
dokształcanie kadry nauczycielskiej
• zrealizowane czeki
• skł. na ubezp. społeczne za styczeń 2009 r.
• podatek od wynagrodzeń
• opłaty i prowizje bankowe
Ogółem rozchody:
15.096,83 zł
5.870,00 zł
780,00 zł
1.600,00 zł
3.490,00 zł
13.929,70 zł
600,81 zł
3.889,65 zł
164,82 zł
1.387,44 zł
1.121,67 zł
2.224,61 zł
430,14 zł
1.647,95 zł
1.070,00 zł
402,61 zł
990,00 zł
19.019,66 zł
37.894,29 zł
7.880,00 zł
167,10 zł
99.857,58 zł
Stan środków na rachunku bankowym na dzień 28.02.2009 r. wyniósł:
(WB nr 0013/2009)
3,51 zł
2.3. Stan środków w kasie na dzień 01.02.2009 r.
0,00 zł
Kontrolą objęto Raporty Kasowe za miesiąc luty 2009 r.:
- RK nr 04/09 za okres od 01 – 10 lutego 2009 roku
- RK nr 05/09 za okres od 11 – 20 lutego 2009 roku
- RK nr 06/09 za okres od 21 – 28 lutego 2009 roku
2.4. Przychody ogółem
w tym:
- wpłata gotówki do kasy z banku z tytułu
zrealizowanych czeków na kwotę
- wpłaty rodziców z tyt. odpłatności za przedszkole
2.5. Rozchody ogółem
w tym:
55.375,66 zł
19.019,66 zł
36.356,00 zł
55.374,90zł
6
-
wynagrodzenie pracowników
wpłata gotówki na r-k bankowy z tyt. odpłatności za przedszkole
zakup artykułów spoŜywczych
zakup usług i znaczków pocztowych
zapłata za naprawę zmywarki
zakup środków czystości
zakup deski do prasowania
zakup literatury fachowej
zakup odzieŜy bhp
zakup kalkulatora
zakup materiałów dekoracyjnych i biurowych
21.365,40 zł
28.800,00 zł
3.837,27 zł
55,00 zł
175,68 zł
93,53 zł
79,90 zł
9,95 zł
73,01 zł
126,00 zł
759,16 zł
2.6. Stan środków w kasie na dzień 28.02.2009 r.
0,76 zł
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:
1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury, rachunki,
dowody wewnętrzne KP oraz KW, kwitariusze przychodowe, bankowe dowody
wpłat, kasowe listy wypłat.
Raport kasowy nr 5/2009 sporządzony za okres od 11.02.2009 do 20.02.2009 roku
zawierał błędnie rozliczoną zaliczkę na kwotę 83,70 zł. Rozliczenie zaliczki
sporządzone było na kwotę 1.150,65 zł. (faktycznie, jak wynikało z załączonych
dokumentów, zakupów dokonano na kwotę 1.234,35 zł). PowyŜsze świadczy o braku
wstępnej kontroli dokumentów co wynika wprost z art. 45 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 30
czerwca 2005 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2005 r. nr 249, poz. 2104 z późn.
zm.). Wyjaśnienie do zaistniałej sytuacji stanowi załącznik Nr 1.
2. Wszystkie dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do
ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia
dowodów w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te
wskazania.
3. Sposób dokonywania zapisów na kontach Księgi Głównej uniemoŜliwia ich
jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,
co wynika z postanowień art. 14 ust. 2 w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości
(jt. Dz.U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.).
4. Faktury VAT, rachunki opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym,
rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty.
5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny.
6. Gotówka podjęta z banku przychodowywana była w tym samym dniu w kasie
Przedszkola Miejskiego nr 1.
7. Sprawdzono akta osobowe 10 osób zatrudnionych w przedszkolu, w tym: 4
nauczycieli oraz 6 pracowników obsługi i administracji, takŜe umowy o pracę,
informacje o wymiarze wynagrodzenia, listy wypłat wynagrodzeń za styczeń i luty
2009 r., oraz listy wypłat wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe za ten okres,
indywidualne karty wynagrodzeń osób, wykazy przyznawanych premii. Zasadność i
7
wysokość wypłat porównano z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
Nieprawidłowości nie stwierdzono.
6. Brak ewidencji księgowej wydatków strukturalnych (syntetycznej i analitycznej), nie
zaktualizowano takŜe zakładowego planu kont w tym zakresie. Aktualizacja
dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości spoczywa na
kierowniku jednostki co wynika wprost z art. 10 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o
rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.).
7. Brak klasyfikacji wydatków strukturalnych - obowiązek szczegółowej klasyfikacji
wydatków strukturalnych wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
27.10.2007 r. - Dz.U. nr 209 poz. 1511.
3.4. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej:
1. Saldo konta 101 „Kasa” na dzień 28.02.2007 r. wynosiło po stronie
Wn – 0,76 zł
Symbol
konta
101
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
-
Wn
Ma
147.661,37 147.660,61
Saldo na dzień
28.02.2009 r.
Wn
0,76
Ma
-
Saldo konta 101 „Kasa” jest zgodne z RK nr 6/2009 za okres od 21 do 28.02.2009 roku.
2. Saldo konta 131 „Rachunki bieŜące” na dzień 28.02.2009 r. wynosiło po stronie
Wn – 3,51 zł
Symbol
konta
131
B.O.
Wn
18.216,67
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
-
Wn
Ma
215.441,20 215.437,69
Saldo na dzień
28.02.2009 r.
Wn
3,51
Ma
-
Saldo konta 131 „Rachunki bieŜące” jest zgodne z WB nr 25/2009 z 28.02.2009 roku.
3. Saldo konta 225 „Rozrachunki z budŜetami” na dzień 31.03.2007 r. wynosiło po stronie
Ma – 2.838,00 zł
Symbol
konta
225
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
-
Wn
13.386,00
Ma
16.224,00
Saldo na dzień
28.02.2009 r.
Wn
-
Ma
2.838,00
Saldo konta 225 „Rozrachunki z budŜetami” stanowi:
- podatek od wynagrodzeń za miesiąc luty 2009 roku, odprowadzono na rachunek Urzędu
Skarbowego dnia 17.03.2009 r. WB nr 0035/2009.
8
4. Saldo konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” na dzień 28.02.2009 r.
wynosiło po stronie Ma – 21.322,56 zł
Symbol
konta
229
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
28.172,08
Wn
60.284.71
Ma
81.608,36
Saldo na dzień
31.03.2007 r.
Wn
-
Ma
21.322,56
Saldo konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” stanowi zobowiązanie:
- składki na ubezpieczenie społeczne za miesiąc luty 2009 roku, odprowadzono na r-k
ZUS dnia 03.03.2009 r. WB nr 0027/2009.
5. Saldo konta 201/1 „Rozrachunki z odbiorcami ” na dzień 28.02.2009 r. wynosiło po
stronie Ma – 2.896,83 zł
Symbol
konta
201
B.O.
Wn
5.202,39
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
101,16
Wn
70.647,02
Ma
67.750,19
Saldo na dzień
31.03.2007 r.
Wn
-
Ma
2.896,83
Saldo konta 201/1 „Rozrachunki z odbiorcami ” stanowią zaległości z tytułu odpłatności
za przedszkole. Dokumentacja księgowa wskazuje na bieŜącą analizę naleŜności.
6. Saldo konta 201/2 „Rozrachunki z dostawcami” na dzień 28.02.2009 r. wynosiło po
stronie Ma – 1.590,00 zł
Symbol
konta
201
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
2.089,67
Wn
2.189,09
Ma
3.779,09
Saldo na dzień
31.03.2007 r.
Wn
-
Ma
1.590,00
Saldo konta 201/2 „Rozrachunki z dostawcami” stanowi niezapłacona faktura za
zakupione artykuły spoŜywcze, zaległość uregulowana w 03/2009.
7. Saldo konta 400 „Koszty według rodzajów” na dzień 31.03.2007 r. wynosiło po stronie
Wn – 170.041,43 zł
Symbol
konta
400
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
-
Wn
170.041,64
Ma
0,41
Saldo na dzień
28.02.2009 r.
Wn
170.041,43
Ma
-
Na saldo konta 400 „Koszty według rodzajów” składa się :
9
1. Rozdział 80104 Przedszkola
- § 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń
- § 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników
- § 4110 składki na ubezpieczenia społeczne
- § 4120 składki na Fundusz Pracy
- § 4210 zakup materiałów i wyposaŜenia
- § 4220 zakup środków Ŝywności
- § 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŜek
- § 4260 zakup energii
- § 4270 zakup usług remontowych
- § 4300 zakup usług pozostałych
- § 4350 zakup usług internetowych
- § 4370 zakup usług telekomunikacyjnych
- § 4440 odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
- § 4700 szkolenie pracowników
667,51 zł
112.230,03 zł
16.831,89 zł
2.667,41 zł
3.097,85 zł
12.692,86 zł
1.070,00 zł
9.314,83 zł
2.224,61 zł
2.949,21 zł
64,00 zł
241,03 zł
5.000,00 zł
990,00 zł
Razem:
170.041,23 zł
odpis na ZFŚS
2,94%
wydatki osobowe
niezaliczone do
wynagrodzeń
0,39%
szkolenie pracowników
0,58%
wynagrodzenia osobowe
66,00%
zakup usług pozostałych
1,91%
zakup usług
remontowych
1,31%
zakup energii
5,48%
zakup pomocy
naukowych
0,63%
zakup środków Ŝywności
7,46%
zakup materiałów i
wyposaŜenia
1,82%
w ydatki osobow e niezaliczone do w ynagrodzeń
składki na ubezpieczenia społeczne
zakup materiałów i w yposaŜenia
zakup pomocy naukow ych
zakup usług remontow ych
odpis na ZFŚS
składki na ubezpieczenia
społeczne
9,90%
składki na Fundusz Pracy
1,57%
w ynagrodzenia osobow e
składki na Fundusz Pracy
zakup środków Ŝyw ności
zakup energii
zakup usług pozostałych
szkolenie pracow ników
10
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Integralną częścią jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 02 czerwca
2009 roku.
Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 1 BoŜena Siwiec została poinformowana
o przysługującym jej, na podstawie Zarządzenia nr 386/2008 z dnia 22.10.2008 roku
z późniejszymi zmianami Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego, prawie zgłoszenia
w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu – zastrzeŜeń i dodatkowych wyjaśnień do
protokołu.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie
elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej.
W treści protokołu dokonano następujących poprawek:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
Protokół podpisano bez zastrzeŜeń / z zastrzeŜeniami na piśmie co do:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
które dołączono do protokołu.
Przeprowadzoną kontrolę wpisano do ksiąŜki kontroli pod pozycją .............
Stargard Szczeciński ....................... 2009 roku.
11